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Frente a las grandes empresas, en las cuales la selección y la formación son procesos generalizados, las Pymes muestran carencias para captar las necesidades de cualificación de su plantilla, ya sea por falta de medios o de un sistema de detección adecuado.
En muchos casos, se tiene la errónea idea de que la formación es un proceso caro (falso desde que se aplica el sistema de bonificaciones a la formación, que permite a las empresas formar a su personal sin gasto alguno) o se cree que no existen carencias formativas que impidan el desarrollo de su labor. Así, nos encontramos con empresas que creen que sus trabajadores no necesitan aprender idiomas o programación informática porque no se realizan exportaciones o no se gestiona una página web. Pero muchas veces el problema reside en el punto mismo desde el que se mira, y así: la empresa no tiene página web o no vende sus productos en el extranjero porque no existe la cualificación necesaria para ello.

La mayoría de las pequeñas y medianas empresas todavía optan por la formación en casos muy concretos y motivados por necesidades urgentes, sin darse cuenta de que la formación continua del personal es una revalorización del capital humano que posee y un importante avance en su desarrollo profesional, empresarial y económico.
Pero ¿cómo detectar las necesidades formativas en una Pyme si no responden a un caso concreto?
La manera óptima es el diálogo con todos los trabajadores, las encuestas y las observaciones en los diferentes ámbitos de la empresa. Karin Büchter (Universidad de Kassel, Departamento de Enseñanza Profesional) propone que se analice con especial interés los siguientes ámbitos:

- Ámbitos de la actividad:

• Competencias desbordadas. ¿Hay trabajadores a los que se les exige labores que sobrepasan sus competencias?
• Competencias infrautilizadas. ¿Hay trabajadores con grandes competencias que están siendo infravaloradas?
• Misiones. ¿Qué misión desempeña cada uno?
• Delimitación de competencias. ¿Tienen bien delimitadas los trabajadores sus competencias?
• Márgenes de decisión ¿Qué margen de decisión y actuación tiene cada uno?

- Organización

• Secuencias de trabajo. ¿Se ha programado correctamente la secuenciación del trabajo?
• Distribución de tareas ¿Se distribuyen correctamente las tareas?
• Colaboración con otros ámbitos de la empresa. ¿Existe una verdadera colobarocación entre los diferentes departamentos?

- Ambiente de grupos

• Relaciones entre los compañeros. ¿Existe un ambiente propicio?
• Colaboración en el grupo. ¿Se sabe trabajar en equipo?

- Comportamiento de los cuadros

• Reconocimiento. ¿Se reconoce suficientemente la valía de cada uno?
• Apoyo. ¿Se ofrece el apoyo necesario?
• Control. ¿De qué manera se realiza el seguimiento del trabajo?
• Motivación. ¿Se motiva a los trabajadores en su labor?

El análisis de estos puntos permite no achacar sencillamente los problemas de la empresa al déficit de cualificaciones de los trabajadores, sino examinar también otros posibles motivos radicados en la organización del trabajo: el uso de la tecnología, la organización del trabajo, los procesos decisorios o en la asignación de tareas a trabajadores, las ideas sobre las personas, los estilos directivos, etc.
En este proceso es fundamental el diálogo con todos los agentes implicados, la reflexión y ser capaz de aportar una mirada externa y objetiva a los resultados que arroje el estudio. Por ello, se suele recomendar que este proceso se lleve a cabo por profesionales, ya que su desarrollo no culmina aquí, si no que para resultar efectivo necesita tener una verdadera continuación, es decir, al análisis de necesidades le ha de suceder un proyecto formativo.
Es importante además que se realice de manera inmediata a la evaluación de necesidades (pues los implicados en el estudio podrían desanimarse y pensar que no se actúa) y que después de realizada la formación se haga una evaluación del proceso donde se constate que los objetivos se han cumplido.
La formación “para y en el trabajo” debe considerarse un proceso continuo, que garantice el desarrollo profesional a lo largo de la vida. El futuro de las empresas se encuentra en la creatividad, la innovación y la capacidad de adaptarse y hacer frente a los nuevos retos. Su camino es la formación.