Cómo justificar gastos de desplazamiento

Son muchos los autónomos que no tienen claro cómo justificar y deducirse los gastos de desplazamiento. Intentamos en este artículo explicar la normativa que lo regula, pues aunque esta determina que son deducibles aquellos que son necesarios para el desarrollo de la actividad, es preciso aclarar cómo justificar que los gastos son necesarios.

Los trabajadores autónomos que no tenga una actividad que requiera de desplazamientos habituales pero tenga un vehículo afecto a la actividad económica (debidamente justificado), pueden justificar desplazarse ocasionalmente a visitar a clientes, asistir a eventos, cursos, ferias, etc.

Si se quieren deducir los gastos de estos desplazamientos se ha de saber que se tiene la obligación de justificarlos correctamente, por lo que es recomendable que se documente mediante una hoja de gastos.

La hoja de gastos debería especificar la fecha, el lugar y el motivo del desplazamiento y habrán de incorporarse a la misma las facturas de los gastos: combustible o medios de transporte utilizados, comidas, alojamiento, etc.

De esta forma se logra se tener perfectamente documentada la justificación de los gastos a deducir si la requiere la Administración. Debemos tener en cuenta que los importes de estos gastos no pueden ser desproporcionados, no podemos deducir un gasto de combustible mayor al necesario para  realizar la distancia o importes de comidas más altos de lo que correspondería a una dieta normal de un trabajador.

Por último, hay que tener en cuenta que es el contribuyente quien debe demostrar siempre la necesidad de realizar los gastos que quiere deducirse, por lo que si la justificación no es clara la Administración podrá declararlos como no deducibles, existiendo incluso la posibilidad de que el autónomo sea sancionado.

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