Cómo tramitar subvenciones o ayudas

Antes de iniciar un negocio o poner en marcha un proyecto empresarial, conviene informarse de si existe algún tipo de ayuda o subvención aplicable al proyecto, atendiendo a la forma jurídica elegida, la localización del negocio, la actividad a desarrollar o el empleo a crear.
La fuente de información más fiable y útil será siempre el organismo gestor correspondiente: el ayuntamiento o concejalías, los órganos autonómicos, nacionales u otras entidades (fundaciones, asociaciones, etc.).

El ciclo normal del proceso al solicitar una ayuda o subvención es el siguiente:

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Analizamos a continuación cada uno de estos pasos detenidamente:

Solicitud de la subvención o ayuda

Este es el primer paso para la tramitación de una ayuda. Hay que tener en cuenta que hasta que no se haya presentado la solicitud en el organismo correspondiente, no se debe realizar ninguna inversión (a veces ni siquiera constituir la empresa), ya que podemos perder la posibilidad de solicitar la ayuda. Ante la necesidad de realizar alguna inversión o acción, ésta se hará al día siguiente de la presentación del impreso de solicitud de ayuda.

La solicitud es el documento donde se van a exponer los datos más importantes del proyecto. Esta instancia es la que le ofrece al organismo competente una visión global de nuestro proyecto empresarial o negocio. Algunos datos que normalmente se suelen consignar son: nombre de la empresa, CIF o NIF, dirección, título del proyecto, importe de la inversión, financiación de la misma, datos del representante legal, puestos de trabajo a crear, declaración de otras ayudas pendientes o concedidas para el mismo proyecto o inversión.

Los documentos requeridos para solicitar las distintos ayudas y subvenciones son, generalmente, los siguientes:

- Instancia de solicitud: Este documento lo facilita el organismo donde se vaya a solicitar la subvención.
- Datos identificativos de la empresa: Nombre, dirección social, CIF, teléfono de contacto y correo electrónico. Nombre y DNI del representante legal.
- Datos sociales: Capital social actual y ampliación prevista. Relación actualizada de socios.
- Antecedentes empresariales de los promotores o antecedentes históricos de la empresa.
- Actividad para la que se solicita la subvención con su clave CNAE (Clasificación Nacional de Actividades Económicas).  Ayudas solicitadas y/o concedidas.
- Memoria descriptiva del proyecto para el que se solicita la ayuda o subvención. Ha de incluir entre otras cosas:
- Justificación de la inversión: objetivos del proyecto, descripción del proyecto y de las inversiones a realizar.
- Breve descripción de los procesos de obtención de los principales productos o servicios y tecnología que se utiliza, indicando si con la incorporación de los nuevos activos se producirá alguna innovación tecnológica.
- Mejoras medioambientales que implica el proyecto.
- Productos. Indicar mejoras o innovaciones previstas y las ventajas que ofrecen frente a similares productos de la competencia. Citar materias primas utilizadas.
- Programa de producciones anuales. (productos o servicios, precios, etc).
- Puestos de trabajo a crear y/o a mantener.
- Memoria-presupuesto de las inversiones en activo fijo (terrenos, obras, maquinaria, etc)
- Medios y fuentes de financiación de las inversiones en activo fijo (recursos propios, préstamos, subvenciones, etc)
- Memoria económica: datos del centro de trabajo objeto de la inversión, referidos al último año y previsiones para el 1er. año de funcionamiento del proyecto (balances de situación y cuentas de pérdidas y ganancias).
- Memoria comercial: situación del mercado al que se destinan los productos, expectativas, sus actuales y futuras vías de comercialización, demanda, precios de los productos iguales o competidores, etc.
- Otros documentos:  Por lo general:
- En caso de ser persona física, (autónomo): DNI del solicitante. Facturas proforma de la inversión a realizar.
- En caso de ser persona jurídica, (S.L., S.L.U, S.L.L., S.A., Cooperativa, etc): Escrituras de constitución. Poder de representación de la persona que firme la solicitud. Facturas proforma de la inversión a realizar.

En cualquier caso, ya sea para solicitar la subvención o a la hora de justificarla, se pedirán Certificados de estar al corriente en los pagos a Hacienda y ante la Seguridad Social.
Hay que tener en cuenta además, que toda documentación por regla general, debe ser compulsada o cotejada, por lo que se deben presentar documentos originales y sus correspondientes fotocopias.

Resolución

La Resolución es el documento (normalmente se recibe por correo certificado), donde se indica si se concede o no la subvención. Si la conceden no quiere decir que ya se tenga el dinero ingresado en la cuenta, sino que darán las pautas a seguir (documentación a presentar, plazos de justificación, etc.) para justificar la inversión que se ha realizado y una vez justificada ingresarán el dinero en la cuenta indicada, teniendo que estar como titular de la misma, la empresa (persona física o persona jurídica).

Se pueden dar dos casos:
- Subvención concedida: el organismo que gestiona la ayuda envía una carta notificando las condiciones para el Cobro de la ayuda, la inversión subvencionable, la cuantía de subvención concedida y la exigencia de creación de empleo prevista.
- Subvención denegada: fin de la tramitación. Se archiva el expediente por no acogerse a los requisitos exigidos o por haberse agotado los fondos disponibles. Puede que se reciba una notificación donde se comunique la denegación de la subvención o que se considere denegada por silencio administrativo.
En este documento también vendrá establecido el plazo máximo para justificar la inversión.

Justificación

Si en la Resolución exponen que se ha concedido la subvención, el siguiente paso es la justificación de la inversión realizada. Una vez que las inversiones hayan finalizado, se presentarán los documentos pertinentes.

Normalmente, para justificar una inversión se solicitará una documentación general (Certificados de estar al corriente en los pagos frente a la Administración y último recibo del Impuesto de Actividades Económicas I.A.E.) y las facturas definitivas de la inversión realizada con sus correspondientes justificantes de pago.

El pago de una factura se podrá realizar de varias formas, con lo que el justificante de dicho pago también variará según la manera de cómo se ha realizado dicho pago.

Las opciones son las siguientes:
- Pagos en metálico: recibí del proveedor (sólo pequeñas cantidades).
- Pagos mediante entidad financiera: copia de cheque o copia de transferencia bancaria.
- Pagos aplazados: copia de extracto bancario donde aparezca el movimiento.

Si el proyecto de inversión lleva aparejado la creación de puestos de trabajo, también se exigirá que se demuestre que en realidad se han creado tales puestos (se recuerda que este aspecto es muy interesante a la hora de evaluar y conceder una subvención), por lo que la manera de justificarlo es presentando el contrato laboral que se ha celebrado.

Si la inversión no se ha realizado en su totalidad, se podrán pedir prórrogas (si el organismo lo permite) para justificarla; si el proyecto no se ha llevado a cabo en su totalidad, reducirán proporcionalmente la subvención y, en el peor de los casos, no se concederá.
 
Cobro

Después de haber justificado la realización de la inversión exigida y haber creado el empleo, sólo queda esperar a que el organismo abone la subvención concedida. Por regla general, harán una transferencia a la cuenta bancaria o emitirán un cheque nominativo. En ambos casos, el titular de la cuenta o el receptor del cheque debe ser la empresa (persona física o persona jurídica).

Otras consideraciones

Después de haber elaborado un buen expediente, siguiendo las pautas señaladas, se debe tener en cuenta que, en el mejor de los casos, la ayuda solicitada no se verá materializada hasta al menos seis meses desde el momento de la solicitud.

Es muy habitual, que una vez presentado el expediente, el Organismo correspondiente requiera documentación o modificaciones en la misma, por lo que se deberá estar muy atentos a estos requerimientos ya que por líneas generales se dará un plazo de 10 días hábiles desde la recepción de la notificación para poder adjuntar la documentación o correcciones requeridas; de no presentar estas modificaciones en el plazo señalado, procederán a archivar y cancelar el expediente.

No estaría demás, que aunque no se reciba notificación por parte de la Administración, preocuparse de hacer un seguimiento del expediente visitando al técnico correspondiente o poniéndose en contacto con el departamento competente.

Como anteriormente se ha comentado, la consecución de una ayuda dependerá de muchos factores: disponibilidad de presupuesto, número de expedientes presentados, ayudas que se han concedido anteriormente, localización geográfica del proyecto de inversión, etc., por lo que no es aconsejable considerar dicha ayuda como un pilar fundamental en el que basar el proyecto de inversión.

Como punto final, recordar que, no se podrán haber iniciado las inversiones para las que se solicita la subvención y que, como su propio nombre indica, es una ayuda para el inicio o desarrollo del proyecto de inversión.

Seguimiento por parte de la administración

Como regla general, el organismo concedente de la ayuda, obligará a mantener las inversiones y el empleo creado durante un mínimo de años, durante los cuales la administración estará autorizada a inspeccionar las instalaciones y documentación correspondiente. Si la administración, en el período exigido, intuyera que las obligaciones a las que está sometido el beneficiario no las cumpliera, tendría potestad para exigir la devolución de la subvención concedida así como de los intereses aplicables para la actualización del importe monetario.

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