Durante la ejecución de cualquier proyecto se suele generar una gran cantidad de documentos. Para poder gestionarlos correctamente es necesario disponer de un buen sistema de gestión.
Objetivos de la gestión de la documentación
El propósito de la gestión de la documentación en la gestión de proyectos es proveer de información útil y esencial a todos los implicados en el proyecto (clientes, suministradores, usuarios, etc.)
La gestión de la documentación es en sí: elaborar, identificar, aceptar, controlar, clasificar y archivar la documentación que genera la gestión del proyecto.
Para ello la gestión de la documentación deberá:
Estar basada en requisitos preestablecidos.
Cerciorar la coherencia de todo el conjunto de documentos del proyecto, para facilitar su uso efectivo y eficiente.
Asegurarse de que la documentación es correcta y accesible.
Asegurar que el personal implicado en el proyecto es informado de la disponibilidad de la documentación y su medio de acceso.
Servir de base al sistema de informes del proyecto.
Requisitos en la gestión de la documentación
Archivo: Los documentos deben ser archivados de manera que puedan ser recuperados sencillamente. El tiempo de permanencia de la documentación deberá ser indefinido.
Confidencialidad: Los documentos deben ser protegidos de acuerdo con el nivel de confidencialidad de la información que contienen. El documento reflejará el nivel de confidencialidad, total o por secciones, páginas, etc.
Identificación de los documentos: El sistema de documentación se realizará de modo que cada documento y parte de él estén claramente identificados. La identificación puede ser:
La genérica de la empresa.
La específica del programa por motivos contractuales.
La identificación de los documentos debe ser normalizada y controlada mediante procedimientos lógicos. Los sistemas de numeración deben ser lo menos complicados posibles, de modo que el mismo número facilite la identificación del documento (archivo, especialidad, etc). Cuanto más sencillo sea el sistema, más fácil será de comprender, manejar y controlar. El sistema de numeración de los documentos debe contener como mínimo:
Identificación del proyecto.
Nivel de integración del producto.
Número correlativo del documento.
Identificación del tipo de documento.
Modularidad y estandarización: La documentación, siempre que se pueda, deberá tener una estructura modular para poderla usar en distintos proyectos, siendo muy conveniente que tenga una estructura estandarizada.
Control de la documentación
La documentación debe estar compuesta tanto por los documentos vigentes como por los que van a ser elaborados. Para un correcto control de ésta, es necesario también que se cumpla una serie de requisitos:
Debe existir una lista con los documentos requeridos, su estado, edición y distribución inicial. Esta lista debería contener como mínimo el tipo de documento, el título, el número de identificación, la fecha de publicación y la clase y categoría de documentos.
Cada documento estará claramente incluido en una categoría: borrador, aprobado, información, controlado, etc.
Los documentos deben ser revisados y aprobados. Para una correcta revisión de la documentación:
La revisión debe hecha por personas con el apropiado conocimiento con relación al contenido, con un conocimiento igual o superior al de aquel que ha elaborado el documento.
En el caso de proyectos pequeños, donde sólo se dispone de un experto, es conveniente la revisión por parte de una persona experta ajena al proyecto.
Debe estar bien definido el esquema de aprobación de la documentación, tanto por la organización interna del proyecto como por el cliente (cuando así se especifique).
También es conveniente que exista una matriz de registro de firmas y nombres, incluyendo la responsabilidad en la elaboración, revisión y aprobación de cada documento.
La documentación ha de estar disponible y tener una correcta distribución.
Aunque se han de tener establecidos ciertos documentos procedimentales, éstos han de ser flexibles y adaptables para no sustituir el liderazgo del personal ni impedir la innovación en el mismo.
Se han de establecer los diferentes tipos de documentos que se utilizarán en la gestión de un proyecto. Por ejemplo: políticas, procedimientos, listas de comprobación, formatos, etc.
