Mejorar la productividad es algo a lo que aspira cualquier autónomo. La idea es conseguir hacer más cosas en menos tiempo, sin que esto suponga restarle calidad al producto o servicio ofrecido.
No es infrecuente que los profesionales que trabajan por cuenta propia se encuentren en situaciones en las que tienen una acumulación de tareas y no disponen de tiempo para afrontarlas todas. Esto acaba dando lugar a episodios de estrés y ansiedad que no son nada buenos para la salud.
Por suerte, existen algunas sencillas técnicas que pueden ayudarte a ser mucho más eficiente en tu trabajo y conseguir que te cunda más el tiempo. Vamos a verlas.
1. Clasificar bien las tareas
Las tareas pendientes se pueden agrupar en dos grandes categorías: importantes y urgentes.
Son tareas importantes aquellas que suponen una verdadera rentabilidad para tu negocio. Las urgentes son las que sabes que debes terminar en un período de tiempo corto, y pueden ser o no importantes.
Aprender a diferenciar entre unas tareas y otras te permitirá saber en qué debes centrarte primero. Presta especial atención a las tareas importantes, tanto a las que son urgentes como a las que no lo son. Las tareas urgentes, si no son importantes, deberían quedar relegadas al último lugar en tu orden de prioridades.
2. Fijar pequeñas metas
La procrastinación (dejar las cosas que nos dan pereza para otro momento) es una gran enemiga de la productividad. Si siempre vas dejando cosas pendientes porque no te apetece hacerlas, al final acabas teniendo muchas tareas acumuladas.
La tentación de no afrontar las tareas que nos parecen pesadas o difíciles siempre está ahí, y hay que saber vencerla. Una manera sencilla de hacerlo es estableciendo pequeñas metas.
Si te da pereza afrontar una tarea, no la hagas del tirón. Divídela en segmentos más pequeños y proponte hacer un poco cada día. Así vas avanzando poco a poco y cuando te quieres dar cuenta ya lo tienes todo terminado.
3. Planificar las jornadas
Una agenda (en papel o en versión digital) es la mejor aliada para mejorar la productividad. Si dedicas los últimos minutos de cada jornada a planificar lo que harás al día siguiente, o los primeros minutos de la jornada a pensar lo que tienes que hacer hoy, serás mucho más eficiente.
Si ya has clasificado tus tareas según el orden de importancia y urgencia, te resultará más sencillo establecer un planning de trabajo. Sabrás qué debes hacer en cada momento, lo que te evitará pérdidas de tiempo.
Un horario planificado al milímetro te ayudará a desarrollar rutinas que te harán mucho más efectivo a la hora de trabajar, pero no olvides dejar algo de tiempo libre en cada jornada para atender a posibles incidencias.
4. Controlar el uso del correo electrónico
Está demostrado que tanto los asalariados como los trabajadores por cuenta propia pierden cada día unos cuantos minutos de su jornada de trabajo comprobando el correo electrónico.
Aunque es una herramienta de comunicación muy útil, abusar de ella te acaba haciendo menos productivo. Lo que puedes hacer para librarte de este ladrón de tiempo es tener el correo cerrado.
Fija dentro de tu horario un tramo o dos cada día para mirar el correo y responder los emails. Fuera de esos tramos no deberías abrir tu bandeja de entrada.
Por ejemplo, puedes revisar los correos durante la primera media hora de trabajo, y dedicar también a ellos la última media hora de trabajo de cada día.
5. Centrarse en una tarea cada vez
Los autónomos tienen tendencia a trabajar en modo multitarea, haciendo muchas cosas a la vez con la intención de ahorrar tiempo y sacar más trabajo adelante. Sin embargo, esto no funciona.
Si centras tu mente en muchas cosas, al final no prestas la debida atención, lo que se traduce en que las tareas no salen tan bien como tú esperabas y acabas invirtiendo más tiempo en hacerlas.
Una forma sencilla de evitar que esto ocurra es centrarte en una tarea cada vez. En caso de que sea necesario atender varias tareas de forma simultánea, procura que sean tareas similares entre sí. Esto aumenta tu nivel de concentración y te permite trabajar más rápido y mejor.
Mejorar la productividad no es tan difícil como crees, pero debes dedicar algo de tiempo a implantar medidas que te ayuden a conseguir este objetivo. En cuanto diseñes y apliques tu nueva rutina, notarás que eres mucho más eficiente.
