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¿Cómo facturar suplidos y gastos reembolsables?

Facturar suplidos y gastos reembolsables

Si hay una cuestión que debe manejar bien un autónomo, esa es sin duda la facturación. Aunque no es un tema complejo, lo cierto es que hay ciertos conceptos que pueden resultar desconocidos y causar algunos problemas. Esto es lo que ocurre con los suplidos y los gastos reembolsables, dos términos que es importante diferenciar bien para saber cómo se deben facturar.

¿Qué es un suplido?

Estamos ante un gasto suplido cuando la cuantía debe pagarla el cliente final, pero por un motivo u otro el autónomo o la empresa que le presta el servicio adelanta esa cuantía.

En estos casos la factura que expide el proveedor del producto o servicio cuyo precio hay que adelantar va a nombre del cliente final, pero es el autónomo o la empresa la que se hace cargo de hacer ese adelanto y luego se lo cobra al cliente final.

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Imaginemos un diseñador web que está creando una página para un cliente usando un theme de WordPress que es de pago. El diseñador compra el theme que le cuesta X euros y adelanta esa cantidad para poder descargar la plantilla y empezar a trabajar con ella, pero luego en su factura incluirá, además del precio de sus servicios, el coste del theme.

Para que un gasto sea considerado suplido debe cumplir tres requisitos:

  • Tratarse de una cantidad pagada en nombre y a cuenta del cliente.

  • Que haya un mandato expreso de hacer ese pago.

  • Que se pueda probar el pago a través de cualquier medio admitido en Derecho.

¿Qué es un gasto reembolsable?

Es un gasto que, en principio, le corresponde asumir al profesional por estar relacionado con su actividad, pero por acuerdo con el cliente se le cobra al mismo.

Retomando el ejemplo del diseñador web, si este se ha desplazado a las oficinas de su cliente para hacer unas fotografías que poder usar en la página, puede acordar con él que le abone los gastos de desplazamiento.

¿Cómo facturar gastos suplidos?

La factura se hace normalmente, con el importe de los servicios prestados, el IVA y la retención de IRPF.

A continuación se añaden los suplidos (base imponible + IVA) bajo la denominación “suplido” para que quede claro. En este caso sin aplicar ni IVA ni retención. Se recomienda además añadir una copia de la factura del suplido.

Lo que se ingresa en concepto de suplidos no tiene la consideración de ingreso a efectos del IRPF o del Impuesto de Sociedades (IS).

¿Cómo facturar gastos reembolsables?

Aquí la factura va directamente a nombre del profesional, así que al emitir la factura al cliente final hay que sumar al importe de los servicios prestados el importe de los gastos reembolsables (solo la base imponible). Al resultado total se le aplica el IVA correspondiente y la retención de IRPF.

En estos casos, el dinero que se percibe en concepto de gasto reembolsable si tiene la consideración de ingreso a la hora de calcular impuestos como el IRPF y el IS.

Facturar suplidos y gastos reembolsables no es nada complicado. Si tienes claros ambos conceptos no tendrás problema a la hora de hacer tu facturación correctamente.

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