La elección de buenos proveedores es fundamental para el funcionamiento de la empresa porque de ellos depende la calidad de la mercancía, el suministro de la misma y, a veces, la liquidez.
Por eso, antes de elegir al proveedor/es hay que tener muy claro qué producto, de qué calidad, y cuánta cantidad se va a comprar. Una vez que se conocen estos datos el proceso de elección del proveedor es el siguiente:
Localizar a los posibles proveedores. Las fuentes son variadas: desde la información facilitada por alguien de confianza hasta los anuncios en prensa, televisión, radio e Internet. Son muy útiles las publicaciones especializadas; las asociaciones empresariales, cámaras de comercio y bases de datos de organismos. Las ferias y exposiciones comerciales permiten, además, un contacto directo y proporcionan más información y confianza a la posible relación comercial. También es útil observar cuáles son los proveedores de la competencia.
Buscar información sobre ellos en los mismos lugares, en las publicaciones e informes de bancos y cajas de ahorro, y en los foros de internet. Y realizar un contacto directo con las empresas proveedoras solicitándoles la información que se desea obtener:
Calidad: calidad del producto, características técnicas, garantía, formación de los usuarios (si fuera necesario), servicio postventa, asistencia técnica y atención al cliente.
Condiciones económicas: precio por unidad, descuento comercial, descuento por volumen de compra (Rappels), forma y plazos de pago, precios de envases y embalajes, gastos de transporte y descarga, seguros, y recargos por aplazamiento del pago.
Otras condiciones: periodo de validez de la oferta, causas de rescisión del contrato, circunstancias que pueden dar lugar a la revisión de los precios, plazos de entrega, y devolución de mercancía no vendida.
Este contacto directo se puede realizar mediante carta, fax o correo electrónico; llamada telefónica solicitando la visita de un representante comercial; realización de visita a la empresa proveedora; o petición de catálogo, muestras o presupuesto.
Elección del proveedor/es. No se puede demorar mucho en el tiempo la selección del proveedor porque, aparte de que no es eficaz para la empresa, muchas de las ofertas que se reciben están acotadas temporalmente. Una vez que se ha leído toda la información se preseleccionan las ofertas descartando aquellas que no se ajustan a las condiciones principales de la empresa. Con el resto de ofertas resulta útil realizar un cuadro comparativo atendiendo a los siguientes criterios, que el empresario ordenará por orden de prioridad en función de cuáles considere más importantes para su negocio: precio/calidad y condiciones económicas; calidad del producto; calidad del servicio; suministro; y otros como prestigio de la marca o implantación en el mercado.
Comunicación a los proveedores y negociación. Es conveniente hacer un escrito o comunicación a todos aquellos proveedores que han facilitado información y no han sido elegidos. Aunque en el presente no se desea trabajar con ellos no se sabe si se les puede necesitar en el futuro y agradecerles su atención genera una relación cordial. Con los proveedores seleccionados se inicia la negociación.
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Negociación con proveedores
Los proveedores, como ya hemos dicho antes, constituyen una parte fundamental del negocio, por lo que hay que mantener una comunicación fluida, cordial y respetuosa desde el mismo momento en que comienza la negociación.
Los puntos a tratar serán los siguientes:
Descuentos: comerciales, funcionales (los derivados de la función de almacenaje y distribución), por pronto pago, por volumen o rappels (acumulativo o no acumulativo), por temporada, y por promociones.
Plazo de pago desde que se realiza la compra hasta que se cancela la deuda: ordinario (fecha de factura y pago coinciden), a la entrega (pago y recepción de mercancía coinciden), vencimiento posterior a la fecha de factura, inicio de crédito a partir de fin de mes, inicio de crédito a partir de recepción del producto, pago anticipado.
Gastos de portes y fletes.
Gastos de envases, embalajes y otros servicios, como por ejemplo: seguros; instalación y montaje de ciertos aparatos; plazos de devolución de mercancía; suministros; plazos de reparaciones técnicas… y todo aquello que sea importante para la empresa.
El éxito o fracaso de una negociación depende de la habilidad y, en muchas ocasiones, del tamaño del proveedor. Las grandes empresas suelen tener estructuras muy compartimentadas y jerarquizadas, con programas y ofertas de ventas más inflexibles, mientras que las pymes y autónomos, precisamente por su reducido tamaño, presentan más capacidad de adaptación.
