El tiempo es precisamente algo que nunca le sobra al autónomo, y la falta del mismo puede convertirse en una gran fuente de estrés. Si a la actividad que desarrollas le sumas la responsabilidad de asumir tareas administrativas como la facturación, al final cada jornada te cunde menos de lo esperado.
Sin embargo, ciertos procesos de automatización de tareas administrativas te pueden ayudar a mejorar tu productividad. Un buen ejemplo es el uso del sistema de factura recurrente, que es de gran utilidad para muchos profesionales.
¿Qué son las facturas recurrentes?
Es posible que en tu actividad ofrezcas siempre el mismo producto o servicio a un cliente. Esto quiere decir que todas y cada una de las facturas que le haces son iguales. Lo único que cambia es la fecha de expedición y la numeración del documento.
Facturar es una tarea tediosa que requiere tiempo y que muchas veces da pereza afrontar. Con la factura recurrente lo que haces es agilizar este trámite, porque automatizas la creación de facturas que son básicamente iguales entre sí.
Se trata de un documento totalmente original que sigue el orden de numeración de tus facturas. Se emite de forma automática en una fecha determinada, con los mismos datos fiscales del cliente y el mismo importe. Incluso se envía directamente al obligado al pago.
Esto es posible hoy en día gracias a un software especializado. Si cuentas con muchos clientes a los que haces facturas iguales cada mes, al final acabas ahorrando una gran cantidad de tiempo si te pasas al sistema de facturación recurrente.
Las ventajas de usar el sistema de factura recurrente
La primera gran ventaja la acabamos de ver, el ahorro de tiempo. Si no te sobra ni un minuto, ¿por qué malgastar el tiempo en labores tediosas? Una vez que configuras el software para que haga la gestión, este se encargará de todo lo relacionado con las facturas que son iguales entre sí. Tú no tendrás que hacer nada.
La segunda gran ventaja es que te evitas tener que estar cortando y pegando datos para crear una factura que es igual a la del mes anterior, solo que cambiando la fecha. Esto evita que puedas acabar cometiendo errores en los datos, lo que daría lugar a retrasos en el pago.
Si no quieres que la liquidez se convierta en un problema para tu negocio tienes que hacer todo lo posible para que tus clientes paguen a tiempo. Y eso incluye ser rápido a la hora de elaborar y enviar las facturas. Cuanto antes las mandes, antes recibirás el dinero. Por tanto, evitar posibles retrasos en el pago es la tercera gran ventaja de la factura recurrente.
Las tareas repetitivas son el gran enemigo de la productividad del autónomo. Llevarlas a cabo es tan poco atractivo que no es extraño que se acaben dejando para el último momento. Pero con la facturación recurrente te olvidas de hacer tareas repetitivas y de poco valor agregado, lo que aumenta tu productividad y hasta tu motivación.
¿Cómo se hace una factura recurrente?
Para elaborarla necesitas contar con un software especializado. Por suerte, este tipo de herramientas tecnológicas son cada vez más económicas, así que no hace falta que hagas una gran inversión.
Por otro lado, se trata de sistemas bastante sencillos de utilizar y muy intuitivos. Puedes personalizar la factura al máximo incluyendo los datos del cliente y hasta el logotipo de tu negocio. Después solo tienes que indicar la periodicidad con la que deseas que se emita la factura.
Automatizar el proceso de facturación es una parte imprescindible dentro del proceso de digitalización de los autónomos. Aunque muchos profesionales por cuenta propia suelen tenerle un cierto “miedo” a utilizar tecnología que desconocen, la mayoría de los que han probado herramientas capaces de hacer facturas de forma automática destacan las bondades de este sistema.
La facturación recurrente mejorará de forma notable tu productividad, porque te permitirá disponer de más tiempo para centrarte en las tareas que son verdaderamente importantes para tu negocio.
Además, si envías siempre tus facturas en la misma fecha, acostumbras a tus clientes a crear una rutina de pago, lo que evitará posibles retrasos y te ayudará a evitar problemas de liquidez.
