Un evento es una muy buena forma de dar a conocer un negocio. Pero para que el resultado sea exitoso, es imprescindible que haya una buena organización y se siga el protocolo propio de este tipo de actos.
Si es un evento a gran escala, conviene dejarlo en manos de profesionales. Sin embargo, en el resto de casos, como empresario o autónomo puedes asumir el reto de organizarlo tú mismo, si tienes unos conocimientos básicos que te ayuden a salir airoso de esta situación.
Ventajas de organizar un evento para tu negocio
Antes de afrontar esta aventura, conviene repasar todos los beneficios que vas a obtener si te decides a organizar un acto público en el que tu negocio y sus productos o servicios sean los auténticos protagonistas.
Da a conocer la marca y genera confianza
Una reunión de este tipo produce una comunicación muy eficaz, porque la empresa se muestra más “real” frente a sus clientes potenciales y se gana su confianza mostrándoles sus productos o servicios de una forma diferente a la habitual.
Ayuda a hacer networking
Un evento empresarial es un buen lugar para captar clientes, pero también para potenciar otras relaciones profesionales: posibles proveedores, miembros de asociaciones de empresarios, colegas de profesión, profesionales que podrían llegar a formar parte de la plantilla, etc.
Mejora el clima laboral
Los empleados de la empresa no pueden faltar en los eventos que esta organiza. La reunión permite a los trabajadores relacionarse de una manera diferente a la habitual, incluso relacionarse con personas de la misma corporación con quienes normalmente no lo hacen, y todo esto contribuye a generar un mejor ambiente laboral.
Incrementa los beneficios
El evento nos permite captar clientes, entablar nuevas relaciones de carácter profesional y mejorar la motivación de los empleados, lo que se va a traducir en un incremento de los beneficios del negocio.
Cómo organizar un evento empresarial
Fijar el objetivo
A través de un evento podemos perseguir objetivos muy diferentes: dar a conocer un negocio que acaba de ser inaugurado, presentar un nuevo producto o servicio, motivar a los empleados, recaudar fondos, etc. Precisamente por ello, lo primero que hay que tener claro es cuál es el objetivo de esa reunión, a fin de poder diseñar una estrategia que gire en torno a esa meta.
Establecer un presupuesto
Una de las primeras cosas que hay que tener claras es cuánto se va a gastar en este acto. Definir el presupuesto desde el inicio hará que resulte más sencillo determinar qué acciones se van a llevar a cabo dentro del evento y cuáles son inviables.
Definir la propuesta
Cuando el objetivo y el presupuesto ya están claros, el siguiente paso es empezar a definir la propuesta. Se trata de ir haciendo un esbozo de lo que será el evento en sí mismo y luego ir detallando cada una de las necesidades.
En esta fase hay que tomar decisiones básicas como: elegir el lugar de celebración, la fecha, el catering, equipos de sonido e iluminación que harán falta, la logística, etc.
Ejecución de la propuesta
Lo siguiente que hay que hacer es empezar a trabajar para que todo esté listo el día del evento: contactar con proveedores de catering, reservar el lugar elegido para el acto, contratar a un fotógrafo, enviar las invitaciones, promover el evento en redes sociales…
Difusión online
Un evento empresarial, del tipo que sea, es una extraordinaria herramienta de marketing. Por eso, es interesante valorar la posibilidad de darle difusión online.
No se trata solo de promocionarlo unos días antes de la fecha señalada, sino que también es posible difundirlo en directo a través de canales como Instagram o Facebook. Esto aumentará la visibilidad de la marca, y despertará el interés de los clientes potenciales en acudir a futuros eventos.
Analizar los resultados
El acto no acaba tras su celebración. Pasado el mismo, es fundamental comprobar cuáles han sido los resultados obtenidos, asegurarse de que se han alcanzado las metas que se perseguían.
Este análisis será de especial utilidad de cara a eventos posteriores, porque nos ayudará a saber qué es lo que funciona y debemos potenciar, y de qué elementos o aspectos podemos prescindir.
Organizar un evento exitoso requiere de una cuidada planificación en la que todo esté previsto al detalle, y también de seguir un buen protocolo a la hora de tratar a los invitados y que estos se sientan cómodos en todo momento. Si quieres aprender más sobre este tema, ahora puedes hacerlo con nuestro curso gratuito sobre Organización de Eventos y Protocolo.
