La transformación digital de las pymes es todo un reto que las pequeñas y medianas empresas deben abordar sin miedo si quieren sobrevivir en un entorno que es cada vez más cambiante, y en el que la tecnología se ha convertido en algo esencial.
Muchos empresarios y autónomos ven este proceso como algo especialmente complejo, y es cierto que puede llegar a serlo. Pero esa no es excusa para no abordarlo. Lo recomendable en estos casos es afrontar esta necesidad de digitalización con calma, avanzando poco a poco. No se puede digitalizar un negocio y pasar de 0 a 100 en dos días.
Lo que necesitamos es trazar un plan que nos indique qué debemos hacer en cada momento. Para diseñar ese plan o programa de transformación digital seguiremos los siguientes pasos.
Hacer un análisis preliminar
Para arrancar un proceso de digitalización lo primero que hay que hacer es conocer el estado de madurez digital del negocio. Es necesario evaluar las capacidades digitales del personal, las herramientas que ya se están utilizando, y la situación de competitividad en la que este grado de digitalización nos deja con respecto a la competencia (hace que nos quedemos atrás, nos aporta ventaja competitiva, o nos deja al mismo nivel que nuestros principales competidores).
Al finalizar este análisis deberíamos conocer cuáles son las necesidades actuales de digitalización del negocio con respecto a sí mismo y con respecto a los clientes y proveedores.
Establecer prioridades
Después de ese examen detallado para conocer el punto de partida, seguramente descubriremos diferentes áreas en las que tenemos que actuar para avanzar en la transformación digital. Abordarlas todas a la vez es caro y extremadamente complejo, así que conviene recordar de nuevo la necesidad de ir poco a poco.
Precisamente por ello, lo que hacemos ahora es establecer prioridades. Determinando cuáles son las necesidades de digitalización más prioritarias para garantizar la continuidad del negocio. Es en estas en las que nos vamos a centrar por el momento.
Por ejemplo, ahora que sabemos que la factura digital pronto se convertirá en una obligación para todos los empresarios y profesionales, es prioritario invertir en un software que permita cumplir con este mandato legal.
Involucrar al personal en el proceso de digitalización
La resistencia frente a los cambios no es algo inusual entre los trabajadores. Cambiar la forma de trabajar de una persona es algo que puede provocarle cierta incertidumbre y muchos miedos.
Para que el proceso de digitalización tenga éxito, se requiere la colaboración de todos los implicados. Como titular de tu negocio, debes asegurarte de que tus empleados conocen las razones por las que has decidido digitalizar ciertas áreas de trabajo, los beneficios que esto va a reportar y, además, tienes que brindarles una buena formación para que aprendan a usar las nuevas herramientas.
Plan de acción
La teoría está muy bien, pero para convertir tu estrategia de digitalización en una realidad tienes que establecer dentro de la misma un plan de acción. Detallando las medidas que vas a poner en práctica, cuándo y cómo.
Retomando el ejemplo de la facturación digital, en tu plan de acción podría estar el objetivo de adquirir un nuevo software habilitado para expedir facturas digitales en un plazo máximo de tres meses, y dar formación a los empleados del área de contabilidad para que aprendan a utilizarlo. Para que en un plazo de cuatro a cinco meses, el departamento contable esté totalmente al día y operando con normalidad con el nuevo sistema.
Monitorización de los resultados
No basta con diseñar e implantar estrategias de transformación digital. Tienes que asegurarte de que las medidas que estás tomando son realmente eficaces para alcanzar los objetivos que te habías planteado.
Esto implica que tienes que hacer una monitorización de los resultados. En este sentido, dentro de tu estrategia también debería haber un apartado destinado a las herramientas que vas a usar para revisar los avances conseguidos, y la periodicidad con la que vas a realizar esa monitorización.
La importancia de la formación para la transformación digital
El avance digital es imparable, y empresas y profesionales deben estar preparados para adaptarse a los cambios de forma rápida y eficaz, pero sabemos que esto no siempre resulta sencillo.
Si quieres abordar el proceso de transformación de tu negocio, pero no tienes muy claro cómo hacerlo, nuestro Programa Avanzado en Transformación Digital te ayudará a ponerte al día. Un curso gratuito destinado a autónomos de todos los sectores. Con una duración total de 90 horas y en el que conocerás las ventajas que puedes obtener si digitalizas tu negocio y cómo afrontar este importante cambio en tu forma de trabajar.
