Los proyectos en la empresa se caracterizan por ser actividades independientes que buscan un fin concreto y que deben realizarse en un período de tiempo definido previamente. Debido a sus especialidades, los proyectos deben gestionarse de forma diferente al resto de actividades empresariales. Te contamos cómo.
¿Qué es la gestión de proyectos en la empresa?
Es un conjunto de métodos que van orientados a planificar y dirigir los diferentes procesos que hay dentro de un proyecto. Esto incluye la planificación, la organización de recursos humanos y/o materiales, dirección de los recursos y ejecución de las actividades previstas para conseguir el objetivo perseguido.
Los proyectos a los que tiene que hacer frente una empresa son muy diferentes entre sí. Algunos pueden tener que ver directamente con su actividad y otros no tanto. Por ejemplo, un proyecto para una empresa de ingeniería civil puede ser participar en el desarrollo de una nueva carretera que una dos municipios, pero también puede ser organizar el traslado de sus dependencias de un edificio a otro o crear una estrategia de marketing para captar nuevos clientes.
Lo que busca la gestión de proyectos es hacer una buena administración del inicio y el desarrollo del proyecto, que los implicados sean capaces de dar respuesta a los problemas que surjan durante el proyecto, y facilitar la finalización del mismo.
Como un proyecto es algo diferente de la actividad diaria de la empresa, debe tratarse de forma especial. Todo debe estar bien planificado y es imprescindible contar con un equipo de trabajo cualificado y motivado.
¿Qué dificultades enfrenta la gestión de proyectos?
Puede que cada proyecto sea diferente, pero hay una serie de elementos comunes que suponen obstáculos para todos ellos.
El primero de ellos es el alcance. La dimensión del proyecto es la que va a determinar los pasos que hay que dar y los recursos que hay que destinarle, de ahí la importancia de hacer una buena planificación.
La segunda dificultad es el tiempo, un recurso totalmente incontrolable que puede jugar en contra de quienes están trabajando para conseguir el objetivo marcado.
El último reto a superar es el coste. La aparición de imprevistos suele dar lugar a sobrecostes que hacen que el presupuesto pueda saltar por los aires. Para evitar esto hay que hacer un buen cálculo del presupuesto desde el inicio y tener en cuenta posibles gastos extra que puedan llegar a aparecer.
¿Cuáles son las fases en la gestión de proyectos?
A fin de conseguir los objetivos marcados, es imprescindible que la gestión de proyectos esté bien organizada y siga estas fases:
Análisis de viabilidad del proyecto
La empresa debe examinar si asumir el reto que se le propone es viable en términos económicos, de tiempo y de recursos.
¿Puede hacer lo que se le está pidiendo? ¿Es capaz de hacerlo en X tiempo? ¿Puede hacerlo sin sobrepasar un determinado presupuesto?
Esto que parece obvio muchas veces no lo es tanto. Es bastante habitual que tanto empresas como profesionales no evalúen bien la viabilidad del proyecto y las posibilidades reales que tienen de llevarlo a cabo, lo que da lugar a un exceso de trabajo y, en muchos casos, a perder dinero por haberle dedicado demasiados recursos a un proyecto que debería haber sido calificado como no viable.
Planificación del trabajo
Si se asume que el proyecto se puede llevar a cabo en los términos contratados, es hora de planificar todo lo que hay que hacer. Para ello se analizan las diferentes tareas que conforman el proyecto y se distribuyen los recursos necesarios para llevarlas a cabo.
Para salir airosos de esta fase es necesario calibrar el alcance del proyecto, hacer una estimación realista de los recursos que serán necesarios y los costes que habrá que asumir y, por último, definir el plan de proyecto.
Ejecución
La tercera fase implica dejar la teoría de la planificación atrás y comenzar a realizar las diferentes tareas, desplegando el know how.
Los grupos de trabajo comienzan a desarrollar su trabajo y los recursos disponibles se van asignando a las diferentes tareas.
Seguimiento y control del trabajo
Es el momento de asegurarse de que cada uno de los encargados de asumir las tareas sabe lo que tiene que hacer, conoce los recursos con los que cuenta y tiene claro el plazo de tiempo en el que debe haber acabado el trabajo.
Supervisar los recursos humanos y materiales adscritos a un proyecto es fundamental para conseguir alcanzar la meta.
Durante la fase de ejecución es normal que surjan problemas e imprevistos, lo que hace todavía más importante el contar con un buen sistema de supervisión que pueda ayudar a buscar soluciones rápidas y viables a los inconvenientes que hayan aparecido.
Cierre del proyecto
Una vez que cada miembro del equipo ha terminado su tarea, es momento de supervisar que todo es correcto. Se hace entonces una revisión de todas las actividades realizadas a través de una lista de control y se buscan posibles fallos. Si todo es correcto, se da el proyecto por finalizado.
En algunos casos es además recomendable que después del cierre haya una fase de análisis de los resultados. Esto implica elaborar un informe con los datos más importantes, de modo que los mismos puedan servir como base de conocimiento para posibles proyectos futuros que sean similares al que se ha realizado.
Abordar un proyecto adecuadamente puede resultar muy beneficioso para la empresa tanto a nivel económico como a nivel de reputación. Es cierto que la planificación no es siempre sencilla y que implica dedicar tiempo y esfuerzo, pero si se hace bien los resultados pueden ser muy positivos. De ahí la importancia de saber hacer una buena gestión de proyectos empresariales.
Formación gratuita
Para desarrollar conocimientos y habilidades en las diferentes áreas que engloba la gestión de proyectos, tanto trabajadores como autónomos pueden optar a los diferentes cursos gratuitos que se organizan mediante los planes de formación sectorial o intersectorial en España. Reseñamos a continuación algunos de estos cursos organizados por el Centro de Formación SmartMind (colaborador de Red Autónomos):
