El teletrabajo es una medida que hasta ahora pocas empresas se animaban a poner en práctica en España. Pero con la llegada de la COVID-19 y el confinamiento decretado por el Gobierno, mandar a sus empleados a que trabajaran cada uno desde su casa ha sido la única alternativa que han tenido muchas organizaciones y también muchos autónomos.
A pesar de que los primeros momentos han podido ser un poco confusos, lo cierto es que gracias a las herramientas tecnológicas que existen hoy en día el teletrabajo ha sido bastante sencillo de llevar a cabo y mucho más viable de lo que muchas empresas creían. Por eso, vamos a repasar algunas de las mejores herramientas gratuitas que pueden usarse para el teletrabajo.
Herramientas para la comunicación online
Slack
Permite la creación de grupos de trabajo y diferentes paneles para tratar varios temas, así como las comunicaciones en privado. Una de las mejores herramientas para mantenerse en contacto con todo el equipo de trabajo y no tener que recurrir constantemente al correo electrónico.
Zoom
Ha sido la gran estrella de las videollamadas durante el confinamiento, ya fueran por ocio o por trabajo. Permite hacer videoconferencias, pero también chatear a la vez y compartir archivos, por lo que resulta muy útil a la hora de trabajar. Su punto fuerte es que en las llamadas grupales pueden participar un gran número de personas.
Google Meet
Sustituye a Hangouts y facilita el trabajo desde cualquier sitio, ya que si estás en un entorno con mucho ruido puedes ver subtítulos de lo que está diciendo tu interlocutor. Así te puedes comunicar bien incluso en situaciones difíciles.
Muzzleapp
Es una app compatible con muchas aplicaciones de videollamada y comunicación online. Evita que las personas con las que estás compartiendo pantalla puedan ver las notificaciones que recibes, pero tú sí las verás. Así se evitan distracciones o que información importante pueda llegar a ser vista por alguien que no tiene permiso para ello.
Pexip
Si cada miembro del equipo utiliza una plataforma de comunicación diferente esto ya no será un obstáculo. Con Pexip puedes crear una sala de juntas virtuales y los participantes se pueden conectar desde diferentes dispositivos y plataformas como Skype o Hangouts.
Skype
Un clásico que sigue funcionando tan bien como el primer día. Con esta herramienta puedes hacer videollamadas, chatear, enviar archivos e incluso compartir pantalla de la forma más sencilla posible. Además, permite videoconferencias de hasta 50 personas a la vez.
Sigue siendo la herramienta más usada para el envío de mensajes instantáneos. Para evitar tener que pasar mucho tiempo mirando el móvil, cuenta con una versión para ordenador en la que puedes ver directamente tus mensajes en la pantalla de tu dispositivo. Además, también puedes hacer videollamadas.
Herramientas para la organización del trabajo
Trello
Permite crear tablones para repartir y priorizar las tareas. Es muy visible e incluso puede automatizar flujos de trabajo gracias a su robot Butler. Es una buena forma de que cada miembro del equipo sepa lo que tiene que hacer en cada momento.
Asana
Funciona de forma similar a la herramienta anterior. Puedes usarlo para organizar el trabajo de todo el equipo o incluso el tuyo propio, estableciendo un orden de prioridades y las fechas en las que tienen que estar terminadas las diferentes tareas pendientes.
Kanbanize
Perfecta para organizar los diferentes flujos de trabajo. En apenas unos minutos se puede gestionar todo el equipo, asignando tareas y comprobando el estado de cada proyecto. Además, como permite automatizar procesos da lugar a un gran ahorro de tiempo.
Herramientas para gestionar contraseñas
Para mejorar la seguridad online los expertos recomiendan usar contraseñas largas, formadas por caracteres alfanuméricos, que contengan algún símbolo y que usen indistintamente mayúsculas y minúsculas. Además, es conveniente usar una contraseña para cada lugar y cambiarla periódicamente.
Pero si cumplimos con restos requisitos de seguridad es probable que acordarnos de todas las contraseñas nos cueste mucho. Por suerte, hay herramientas gratuitas que se encargan de gestionarlas. Las guardan y usan la contraseña adecuada en cada lugar. Todas ellas funcionan de forma muy similar, destacando entre ellas:
Last Pass.
1Password.
Dashlane.
Keepass.
PasswordSafe.
Herramientas para compartir y guardar archivos en la nube
Google Drive
El servicio de almacenamiento gratuito de Google Drive ofrece hasta 15 GB gratuitos y permite acceder a la información desde cualquier lugar. Además, permite compartir fácilmente archivos individuales e incluso carpetas y permitir que otros los modifiquen.
Dropbox
Ofrece 2 GB gratuitos de almacenamiento, y al igual que en el caso anterior permite guardar todo tipo de archivos y compartirlos fácilmente, solo hace falta tener la dirección de correo electrónico de la otra persona.
OneDrive
El sistema de Microsoft funciona de manera muy similar a las dos herramientas anteriores, e igual que Drive permite que otros pueden trabajar con los archivos compartidos y que esos cambios se guarden automáticamente y sean vistos por todas las personas con acceso. Además, permite acceder a la información almacenada sin necesidad de tener conexión a Internet.
WeTransfer
A veces ocurre que los archivos a compartir son tan grandes que no compensa enviarlos mediante correo electrónico o a través de los sistemas de almacenamiento en la nube. En este caso se puede recurrir a esta herramienta
Basta con subir los archivos a la aplicación e indicar el correo del destinatario. Este recibirá un enlace y podrá descargarlos directamente. Para mejorar la seguridad, los archivos son totalmente borrados de la plataforma pasado el tiempo previsto. Permite mandar a la vez hasta 2 GB de información a uno o varios destinatarios.
Herramientas para trabajo colaborativo y para guardar información
Hay trabajos en los que puede resultar interesante guardar o compartir diferentes tipos de archivos que luego se utilizarán: páginas web con contenido interesante, imágenes, infografías, audios, etc.
En lugar de crear una carpeta en el ordenador para guardar la información para revisarla después, se puede recurrir a herramientas específicas que además permiten compartir los archivos guardados de forma automática. Algunas herramientas de este tipo son Padlet, Mural, Glogster y, por supuesto, Evernote.
Con cualquiera de estas herramientas el teletrabajo es mucho más accesible y más fácil de realizar.
