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Pasos para implementar una política de cero papel en tu negocio

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La sostenibilidad se ha convertido en un valor que muchos autónomos han decidido abrazar en su día a día. A través de él contribuyen a mejorar la imagen que transmiten frente a su público (se identifican más con sus valores) y, a la vez, cuidan del medio ambiente.

Hay muchas formas de desarrollar una actividad de manera más sostenible, pero una de las más eficientes y de las más sencillas de implantar es seguir una política de cero papel. Una vez efectuado el cambio de hábitos, el consumo de papel se puede reducir casi al 100% en un pequeño negocio.

Lo primero es la concienciación

¿Te has planteado alguna vez cuánto papel gastas en tu negocio? Seguro que mucho más del que piensas. Por ejemplo: facturas que emites para tus clientes, emails con información que quieres tener a mano y que acabas imprimiendo, presupuestos que has presentado en algún momento, documentación de tus empleados, etc.

Por cada tonelada de papel consumida (cifra que se alcanza fácilmente si tenemos en cuenta todos los autónomos y pymes que hay en España) se talan 24 árboles. Una tala que podríamos evitar solo haciendo unos pequeños ajustes.

Lo primero, a la hora de instaurar una política de cero papel en la oficina es que te mentalices de que realmente quieres hacerlo y de lo beneficiosas que son las medidas que vas a aplicar. Si tienes empleados, asegúrate de convencerles también a ellos.

Elimina las papeleras

Saca las papeleras de tu material de oficina. No tener un contenedor en el que desechar el papel hace que todos seamos inmediatamente más conscientes de la necesidad de reutilizarlo todo lo posible. 

En su lugar, pon una caja en la que se puede depositar el papel que ya ha cumplido con su vida útil y está listo para ser reciclado.

Controla las impresiones y pásate al documento digital

Asegúrate de que aquello que imprimes es verdaderamente necesario tenerlo en papel. Si sencillamente es un documento que vas a tener que estar revisando para ver los datos, acostúmbrate a revisarlo directamente en la pantalla del ordenador.

Ten en cuenta que un documento en formato digital es mucho más útil que uno en papel. Con el formato en papel solo una persona puede trabajar a la vez con ese documento, mientras que la versión digital permite que varias personas a la vez estén haciendo uso de un mismo documento.

En caso de que no quede más remedio que imprimir algunas cosas, procura hacerlo siempre en papel reciclado. Y mucho mejor si usas el sistema de doble cara.

Además, antes de imprimir procura usar la opción de “vista previa” para asegurarte de que todo está bien en el documento. Esto reducirá el número de reimpresiones necesarias para obtener un buen resultado.

Envía la información por correo electrónico

Facturas, presupuestos, contratos… todos estos documentos necesitas ponerlos a disposición de otras personas o empresas. Esto quiere decir que vas a tener que imprimirlos y enviarlos mediante fax o por correo ordinario.

Sin embargo, esto hoy en día ya no tiene sentido. Tus comunicaciones serán mucho más rápidas y sostenibles si envías la documentación necesaria a través de correo electrónico.

No es necesario que tu cliente imprima la factura que le acabas de mandar. Puede guardarla directamente en formato digital, así él también ahorra papel y además ahorra espacio en su oficina porque no tiene que tener muchos archivadores para guardar documentos.

Reutiliza el papel

De vez en cuando revisa los folios que tienes en la caja de reciclaje. Seguro que hay muchos en los que todavía queda espacio para tomar notas. Aprovecha y crea con ellos un pequeño bloc.

Usa la firma digital

Cuando elaboras ciertos documentos que necesitan llevar tu firma tienes que imprimirlos para poder añadir la misma. Pero esto también puedes ahorrártelo si usas un sistema de firma digital. Te permitirá firmar la documentación sin necesidad de tener que imprimir nada, lo que te ahorrará costes y también tiempo.

Aplicar una política de cero papel en un pequeño negocio no es tan complicado como puede parecer a primera vista. Haciendo unos mínimos ajustes puedes contribuir de forma muy importante al cuidado del entorno. 

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