Para una empresa o un profesional abordar un proyecto no siempre es sencillo. Saber qué es la gestión de proyectos y cómo aplicarla es algo fundamental en estos casos, pero no debemos olvidar que hay diferentes alternativas que podemos tener en cuenta para conseguir alcanzar la meta. Entre ellas destaca la metodología Scrum, que ha ganado mucha popularidad en los últimos años.
¿Qué es el método Scrum?
Es una forma de trabajo perfecta para proyectos en los que la incertidumbre es alta. A través del trabajo en equipo y de la evaluación constante de los procesos consigue alcanzar resultados de gran calidad.
El término nació en los años 80 del siglo pasado, pero fue en los 90 cuando comenzó a hacerse popular dentro del ámbito empresarial. En un principio se usó para el desarrollo de proyectos de software, pero a día de hoy el proceso de ha depurado tanto que es fácilmente adaptable a cualquier tipo de proyecto.
Sus tres pilares son:
Transparencia: que todo el equipo sepa qué está ocurriendo en el proyecto y cómo se está desarrollando el mismo.
Inspección: evaluación constante para comprobar que todo fluye adecuadamente.
Adaptación: capacidad de realizar ajustes de forma rápida y eficaz para conseguir el objetivo.
Fases de la metodología Scrum
¿Qué y quién?
Desde el principio debe quedar claro cuál es el objetivo a conseguir, quienes formarán el equipo y cuáles serán sus tareas.
Aquí es importante destacar la importancia de los roles de Scrum, ya que cada miembro del equipo cumple una función diferente. Generalmente son equipos que se auto-organizan y multifuncionales, pero dentro de ellos distinguimos tres roles diferentes:
Product Owner: solo puede haber uno por equipo. Es el responsable de tratar con el cliente y de maximizar el valor del trabajo del equipo.
Scrum Master: no es el jefe del equipo, pero se encarga de que el Scrum sea entendido por los participantes. Una de sus funciones más importantes es eliminar las barreras o impedimentos que se encuentren los miembros del equipo.
Equipo de Desarrollo: conjunto de personas que llevan a cabo las tareas priorizadas por el Product Owner. Aunque cada uno puede tener conocimientos o habilidades especiales, trabajan con un sistema de responsabilidad compartida.
¿Dónde y cuándo?
En esta metodología el trabajo se divide en un Sprint que tendrá una duración máxima de un mes. Hasta que no ha finalizado uno no puede comenzar el otro, lo que permite limitar los riesgos al mejorar el sistema de control.
Planificación del Sprint
La primera fase para que el Sprint sea exitoso es hacer una planificación del mismo. En una reunión que tendrá una duración máxima de ocho horas se aborda todo lo referente al trabajo que deberá hacerse en el Sprint.
El objetivo es responder a las preguntas: ¿qué se va a hacer en el Sprint? ¿Cómo se va hacer? Se cumple así con el principio de transparencia, de forma que todo el mundo sepa qué se va a hacer y cómo.
Daily meeting
El control en esta forma de gestión de proyectos es esencial, para ello se prevé una reunión diaria en la que participarán todos los miembros del equipo de desarrollo. Los temas centrales serán: qué se hizo el día anterior, qué se va a hacer hoy y si existe algún problema o impedimento que haya que solucionar.
Sprint review
Finalizado un Sprint llega el momento de poner al día al cliente a través de esta reunión que tendrá una duración máxima de 4 horas. El objetivo es presentar al cliente el producto o servicio desarrollado y su funcionamiento y recibir feedback del mismo.
Sprint retrospective
Esta última fase tiene una duración máxima de 3 horas y es una reunión del equipo en la que se hace una evaluación de cómo se ha implementado el Scrum. Es una buena forma de detectar posibles fallos en la metodología de trabajo.
Finalizado el Sprint, si el proyecto no ha finalizado, se inicia un nuevo Sprint que incluirá las mismas fases que acabamos de señalar.
¿Por qué y cómo?
Hace referencia a las diferentes herramientas que se pueden usar para que la implantación de la metodología Scrum sea un éxito. Son principalmente dos:
Product Backlog
Se define de forma sencilla como un listado que recoge todas las tareas que engloba el proyecto. La gestión de esta herramienta es responsabilidad del Product Owner, que debe establecer el orden de prioridades en base a lo pedido por el cliente.
Sprint backlog
Son el conjunto de tareas del Product Backlog que el equipo de desarrollo ha elegido para llevar a cabo en el Sprint, así como el plan para realizar esas tareas. Por lo tanto, el Sprint Planning no puede cambiar durante toda la duración del Sprint.
¿Qué ventajas tiene la metodología Scrum?
Es un proceso fácil de aprender para los trabajadores.
Permite un trabajo ágil al tener claro cada miembro del equipo lo que debe hacer y solucionarse los problemas de forma casi inmediata.
La constante supervisión reduce la posibilidad de que aparezcan imprevistos.
El cliente tarda relativamente poco en comenzar a ver los resultados.
Algunos inconvenientes de este método de gestión de proyectos
Para poder implantarlo es necesaria una cultura de trabajo en la organización que abogue por la flexibilidad, el autocontrol y la auto-organización.
Puede llegar a ser complicado encontrar el equipo multidisciplinar adecuado.
Scrum es una metodología que resulta más compleja en la teoría que en la práctica. Una vez que se ha trabajado con ella se le coge el ritmo y el trabajo sale de forma natural. Pero, como acabamos de señalar, es necesario que exista una cultura organizacional que fomente el trabajo en equipo y a la vez la autonomía de los empleados.
Formación gratuita en Scrum
Para desarrollar conocimientos y habilidades en la Metodología Scrum para la gestión de proyectos, tanto trabajadores como autónomos pueden optar a los diferentes cursos gratuitos que se organizan mediante los planes de formación sectorial o intersectorial en España. Reseñamos a continuación algunos de estos cursos organizados por el Centro de Formación SmartMind (colaborador de Red Autónomos):
