El presupuesto es un documento que todo autónomo acaba teniendo que elaborar tarde o temprano, y que tiene mucho más valor de lo que se suele pensar. En función de cómo esté realizado, puede ayudar a que el cliente se decida a contratar. Precisamente por ello, es fundamental saber hacerlo bien.
¿Qué es un presupuesto y cuál es su verdadera utilidad?
Antes de ver cómo elaborar correctamente un documento de este tipo, conviene saber exactamente de qué estamos hablando y profundizar en su utilidad.
Un presupuesto para un cliente es un documento que recoge los gastos asociados a ese producto o servicio que desea contratar, y en base a ellos se determina el precio final. Tiene un carácter meramente informativo y se realiza antes de la contratación. De hecho, es uno de los factores que ayudará al cliente a decidir si escoge a un profesional u otro.
Por otro lado, la elaboración del presupuesto también tiene una especial utilidad para el autónomo. A través de él puede ver si realmente le compensa prestar el servicio o si, por el contrario, la rentabilidad es muy baja.
Lo normal es que un cliente solicite presupuesto a varios profesionales y luego los compare. Aunque solemos pensar que en estos casos solo se tiene en cuenta el precio, hay muchos más factores que se valoran.
Un presupuesto bien detallado, limpio y claro, transmite una buena imagen que puede llegar a pesar más en la decisión de contratación que el precio más bajo.
Pasos para elaborar un presupuesto perfecto
En primer lugar debemos asegurarnos de que en el documento aparecen todos los datos de identificación del autónomo y del cliente. Debe indicar expresamente la fecha de elaboración y su período de validez.
A continuación deben aparecer desglosados cada uno de los gastos asociados a la prestación del servicio. Indicando el precio base y el precio una vez aplicados los impuestos correspondientes.
Cuanto más detallados estén todos los costes, mucho mejor. Esto ayuda al cliente a saber realmente de donde sale el precio final que se le está pidiendo. Esa transparencia es precisamente la que puede lograr que se decida por un profesional y no por otro.
En última instancia deberá figurar el precio final, tanto antes como después de impuestos.
Más allá de las cifras expuestas con claridad, a la hora de elaborar un presupuesto es fundamental cuidar los detalles. Los textos deben estar todos con el mismo tipo y tamaño de letra, justificados a ser posible. Por supuesto, no debería haber faltas de ortografía ni errores gramaticales.
Un presupuesto es mucho más que un documento que aporta el precio de un servicio, es un elemento vinculado a la imagen del profesional. Por eso tiene que estar bien elaborado a todos los niveles.
Aunque no es necesario que figure en el presupuesto, sí es recomendable que se aporte al posible cliente información sobre la forma y los medios de pago. Si tiene que abonar X cantidad antes de la prestación del servicio, si puede fraccionar el pago, cosas de este estilo.
En la medida de lo posible, también es interesante indicar el plazo de prestación del servicio o de entrega del producto.
En cuanto a la entrega, puede hacerse en mano (con toda la documentación metida en un sobre), o enviarse directamente a través de correo electrónico.
Herramientas para hacer un presupuesto
A fin de conseguir un buen resultado, no está de más utilizar un software específico para la elaboración de presupuestos. Esto hace mucho más sencillo utilizar siempre un mismo formato.
Por otro lado, a la hora de presupuestar un trabajo es importante tener delante el histórico de tarifas y los datos de precios de proveedores debidamente actualizados. No es admisible presentar un presupuesto y, a última hora, tener que decirle al cliente que el precio final es mayor porque ha habido algún error en un dato.
Un presupuesto bien elaborado es una herramienta de ventas y marketing, incluso en aquellos casos en los que el cliente decide contratar con otro profesional. De ahí la importancia de cuidar siempre hasta el último detalle e intentar entregarlo lo antes posible. Así como estar dispuesto a resolver todas las dudas del solicitante e interesarse unos días después de la entrega por lo qué le ha parecido.
