Los libros de registros obligatorios son aquellos de obligatoria posesión, para empresarios, profesionales o para las diferentes fórmulas de sociedad empresa.
Estos registros establecen algunas obligatoriedades tales como normativas de conservación, de llevanza o de registros propiamente dicho.
Así, en cuanto a la llevanza, el Código de Comercio establece muy claramente algunas normas concretas que van desde la limpieza y la buena conservación hasta la claridad de los registros, la prohibición de utilizar abreviaturas o la obligatoriedad de contabilizar con euros.
Es decir, existen ciertas formalidades que se han de cumplir para el correcto funcionamiento del negocio, y no solo por eso sino también para ofrecer claridad y veracidad.
Hay que apuntar que si se utilizan medios informáticos para hacer los registros, es obligatorio conservar los ficheros de datos y los ficheros de programas con los que se procesan los ficheros de datos.
En cuanto a la presentación de estos mismos archivos informáticos, los empresarios pueden presentarlos al registro mercantil de diferentes modos, bien a través de una impresión y un encuadernado de los datos, en un soporte informático o bien a través de cualquier proceso telemático, proceso que suele conllevar la legalización de los documentos aportados.
Para la conservación de los libros, los empresarios y comerciales deben conservar sus libros, pero no solo los libros, también las cartas de correspondencia, y en general toda la documentación que genera su empresa. Toda esta información debe estar ordenada y guardada durante seis años desde la última vez que se hubiera realizado el último asiento.
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Libros de registros contables
El Plan General Contable establece la ordenación de la contabilidad y da las pistas al comerciante para que su contabilidad se realice de forma correcta tal como exige el Código de Comercio. Esto permite un seguimiento diario a las operaciones. También se ha de hacer de forma periódico una serie de balances e inventarios. Entre estos libros están:
El Libro de diario que es el que recoge la actividad día a día ordenada de forma cronológica. También es válida la anotación conjunta de los totales de las operaciones por periodos no superiores al mes, siempre que su detalle se muestre en otros libros o registros concordantes.
El Libro de inventarios y cuentas anuales. Este diario de abre con un balance inicial y detallado del comercio. En este libro se debe anotar por lo menos cada tres meses los saldos y sumas, los balances y comprobaciones etc. En este cuaderno se debe anotar también un inventario de cierre de ejercicio y cuentas de carácter anual. Éstas últimas las forman los Libros de balance, de pérdidas y la memoria.
El Libro mayor. Se reflejan todas las operaciones económicas del libro diario durante el ejercicio económico de forma cronológica, separando en dos columnas el "debe" y "haber".
Existen algunas sociedades determinadas que también están en la obligación de poseer algunos registros, entre ellos:
El Libro de registro de acciones nominativas, éstas deben figurar en un determinado libro de registro en el que se van anotando las transferencias de éstas acciones. En este libro de registro debe aparecer de forma clara nombre y apellidos, razón social, nacionalidad y domicilio de los titulares, también se ha de cumplimentar con la constitución de derechos reales y los gravámenes que se produzcan.
El Libro de actas de sociedades es de obligada posesión para las sociedades mercantiles y en este se deben poder consultar todos los acuerdos que se tomen en las Juntas Generales y Especiales, también todos los datos que surjan de la convocatoria y constitución de los órganos. En estos registros se incluyen hasta los asuntos debatidos en forma de resumen, las intervenciones y las votaciones. Estos libros de las sociedades mercantiles siempre deben estar a disposición de cada uno de los socios y de todos aquellos que hubiesen acudido a las Juntas Generales en nombre de los socios. Además, este registro, debe ser presentado en el registro mercantil en los ocho días siguientes de una aprobación de acta.
Libros de Registros del IVA
Los Libros de Registros del IVA son lo que su propio nombre indica, todos aquellos que realicen operaciones en las que esté presente el IVA están en la obligación de rellenar estos documentos de registro. Entre estos se encuentran:
El Libro registro de facturas emitidas es aquel en el que se inscriben las facturas emitidas. El registro de facturas se puede hacer por facturas individuales, pero también se puede registrar en asientos en forma de resumen cuando no se superen las 2.253,80 € (incluyendo el IVA) ni correspondan al mismo día y siempre que estén correlativamente numeradas.
El Libro registro de facturas recibidas. Este libro refleja las facturas que ha recibido el comercio o empresa, mantiene las mismas características que el libro de facturas emitidas. Cada factura unitaria no debe sobrepasar la cantidad de 450,76 € cuando se presenten en un asiento resumen que no exceda de 2.253,76€.
El Libro de registro de bienes de inversión es el que hace un registro de las deducciones por el IVA que se ha soportado en el momento de comprar los bienes de inversión. También se han de registrar los bienes vendidos como la maquinaria, las instalaciones técnicas, las construcciones, etc. Se tiene que hacer referencia de los bienes como de la factura en la que se indica la adquisición y sus detalles. Hay que recordar que también se ha de indicar cada año la prorrata definitiva y regulaciones de bien.
El Libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias. En este libro se anotan todas las operaciones que tienen que ver con los envíos y las recepciones de los bienes o adquisiciones para elaborar el trabajo, además de los informes periciales y dictámenes sobre los bienes. Se debe anotar no solo los datos recurrentes de la operación, fecha, bienes, destinatario, remitente, también el estado de origen y destino de los bienes, además como el plazo fijado para podrá realizar dichas operaciones.
Libros registro en el IRPF
Están obligados a poseerlos y a trabajarlos los sujetos pasivos que realizan cualquier actividad considerada empresarial, los tipos de libros de registros que han de llevar son los siguientes:
Los Libros de actividad profesional son para los sujetos pasivos que obtengan un rendimiento determinado en el régimen de estimación directa, estos deben portar los libros registro de ingresos, de gastos y de bienes de inversión ( inmovilizado material e inmaterial), y por último de provisión de fondos y suplidos.
Para la actividad de los sujetos pasivos que se dedican a actividad empresarial y no tienen un carácter mercantil, y que además tengan su rendimiento por estimación directa deben llevar al día el Registro de ventas e ingresos, de compras y gastos y de bienes de inversión (inmovilizado material e inmaterial).
Todos aquellos sujetos pasivos que además desarrollan actividad empresarial con un carácter mercantil y con una estimación directa deben aportar su contabilidad ajustada a las normativas que impone el Código de Comercio y todo lo exigido por el Impuesto de Sociedades.
