El Protocolo Familiar es la herramienta/documento que regula todos los aspectos relacionados con la continuidad de la empresa familiar. Sirve para anticiparse a los posibles problemas futuros que pueden surgir entre la familia y el negocio; y para dar directrices, aceptadas por todos, para resolverlos.
Esquema y contenido
No existe un formato oficial para los protocolos de empresas familiares, pero ha continuación mostramos algunas de las partes que se suelen incluir:
Historia de la empresa:
Constitución de la empresa: Identificación de los fundadores, de sus cónyuges y de su familia; así como una descripción de todas sus trayectorias vitales y profesionales.
Etapas por las que ha pasado la empresa desde su constitución hasta el momento actual. Se trata de una recopilación de hechos significativos.
Evolución del negocio.
Valores familiares:
Aquellos valores de la familia que se han trasladado a la empresa y se consideran signos de identidad de la misma, incluidos los más importantes aportados por los fundadores.
Valores corporativos:
Ejemplos de valores corporativos son: el estándar de calidad del producto y del servicio ofrecido a los clientes; la búsqueda de mejora continua y de atención al mercado; la búsqueda de la excelencia tanto en el equipo humano como en los productos; los valores proyectados por la marca (modernidad, innovación…) y por el apellido familiar identificado con la misma…
Perspectivas de futuro: relevo generacional y propiedad.
Planificar el futuro de la empresa contemplando la forma social más adecuada para los planes previstos y las posibles situaciones de divorcio (y liquidación de bienes) dentro de la familia. También es necesario contemplar una posible diversificación, en ramas de producción, de la empresa entre varios sucesores.
Las situaciones en las que se debe aceptar la pérdida, por parte de la familia, de la propiedad de la empresa (diferencias irreconciliables o comunicación inviable en el seno familiar, oferta económica ventajosa…) deben estar registradas con los procedimientos y la mayoría exigible para tomar la decisión. Es recomendable la mayoría cualificada.
Determinar la participación de los familiares en la gestión de la empresa (presente y futura).
Determinar las condiciones de jubilación de los gestores del negocio.
Determinar el papel de los familiares accionistas o participes del negocio.
Determinar las clases de acciones, participaciones sociales y participaciones privilegiadas. La propiedad del negocio en acciones y participaciones debe contemplar el derecho a voto y el régimen de titularidad de las mismas para los matrimonios. Es necesario crear un régimen estatutario que contemple las posibles restricciones en la transmisión de las mismas.
Determinar y definir (miembros, funciones, obligaciones, responsabilidades, beneficios…) los órganos sociales, de carácter familiar, no regulados por ley: algunas cuestiones de la Junta General y el Consejo de Administración; el Consejo de familia (o de honor); el Comité de seguimiento del Protocolo; el Comité de seguimiento de formación de sucesores... Estos órganos pueden asumir la función de posibles despidos de familiares.
Determinar y definir la Junta General.
Determinar y definir el Consejo de Administración.
Determinar el régimen de trabajo en la empresa y derechos económicos de los miembros de la familia.
Establecer medidas extrajudiciales (mediación y arbitraje) para las diferencias de interpretación del Protocolo.
Establecer la duración, el proceso de revisión y de incorporación de nuevos apartados (constitución de nuevas sociedades, donaciones, ventas o permutas, capitulaciones, testamentos, particiones hereditarias, etc.); así como las excepciones al mismo (requisitos que se han de dar y procedimiento de actuación).
Cláusula “con gratitud” (cláusula de cierre del Protocolo escrita normalmente por el fundador o sus sucesores).
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Documentos adjuntos
Se deberán incorporar al Protocolo, tanto en su creación como en las posteriores revisiones, todos los documentos complementarios que sirvan para su correcta interpretación y ejecución. Por ejemplo: copias de escrituras de constitución, de capitulaciones o de testamentos; memorias de gestión; organigramas; estados contables aceptados; valoraciones del patrimonio empresarial y familiar relacionado con la empresa…
