Cómo redactar un protocolo familiar para pymes

El Protocolo Familiar es la herramienta/documento que regula todos los aspectos relacionados con la continuidad de la empresa. Sirve para anticiparse a los posibles problemas futuros que pueden surgir entre la familia y el negocio; y para dar directrices, aceptadas por todos, para resolverlos.

Esquema y contenido
El Protocolo ha de constar de las siguientes partes
- Historia de la empresa:
- Constitución de la empresa: Identificación de los fundadores, de sus cónyuges y de su familia; así como una descripción de todas sus trayectorias vitales y profesionales.
- Etapas por las que ha pasado la empresa desde su constitución hasta el momento actual. Se trata de una recopilación de hechos significativos.
- Evolución del negocio.

- Valores familiares:
Aquellos valores de la familia que se han trasladado a la empresa y se consideran signos de identidad de la misma, incluidos los más importantes aportados por los fundadores.

- Valores corporativos:
Ejemplos de valores corporativos son: el estándar de calidad del producto y del servicio ofrecido a los clientes; la búsqueda de mejora continua y de atención al mercado; la búsqueda de la excelencia tanto en el equipo humano como en los productos; los valores proyectados por la marca (modernidad, innovación…) y por el apellido familiar identificado con la misma…

- Perspectivas de futuro: relevo generacional y propiedad.
-Planificar el futuro de la empresa contemplando la forma social más adecuada para los planes previstos y las posibles situaciones de divorcio (y liquidación de bienes) dentro de la familia. También es necesario contemplar una posible diversificación, en ramas de producción, de la empresa entre varios sucesores. 
- Las situaciones en las que se debe aceptar la pérdida, por parte de la familia, de la propiedad de la empresa (diferencias irreconciliables o comunicación inviable en el seno familiar, oferta económica ventajosa…) deben estar registradas con los procedimientos y la mayoría exigible para tomar la decisión. Es recomendable la mayoría cualificada.

- Determinar la participación de los familiares en la gestión de la empresa (presente y futura).

- Determinar las condiciones de jubilación de los gestores del negocio.

- Determinar el papel de los familiares accionistas o participes del negocio.

- Determinar las clases de acciones, participaciones sociales y participaciones privilegiadas. La propiedad del negocio en acciones y participaciones debe contemplar el derecho a voto y el régimen de titularidad de las mismas para los matrimonios. Es necesario crear un régimen estatutario que contemple las posibles restricciones en la transmisión de las mismas.

- Determinar y definir (miembros, funciones, obligaciones, responsabilidades, beneficios…) los órganos sociales, de carácter familiar, no regulados por ley: algunas cuestiones de la Junta General y el Consejo de Administración; el Consejo de familia (o de honor); el Comité de seguimiento del Protocolo; el Comité de seguimiento de formación de sucesores... Estos órganos pueden asumir la función de posibles despidos de familiares.

- Determinar y definir la Junta General.

- Determinar y definir el Consejo de Administración.

- Establecer medidas extrajudiciales (mediación y arbitraje) para las diferencias de interpretación del Protocolo.

- Establecer la duración, el proceso de revisión y de incorporación de nuevos apartados (constitución de nuevas sociedades, donaciones, ventas o permutas, capitulaciones, testamentos, particiones hereditarias, etc.); así como las excepciones al mismo (requisitos que se han de dar y procedimiento de actuación).

- Cláusula “con gratitud” (cláusula de cierre del Protocolo escrita normalmente por el fundador o sus sucesores).

Documentos adjuntos:
Se deberán incorporar al Protocolo, tanto en su creación como en las posteriores revisiones, todos los documentos complementarios que sirvan para su correcta interpretación y ejecución. Por ejemplo: copias de escrituras de constitución, de capitulaciones o de testamentos; memorias de gestión; organigramas; estados contables aceptados; valoraciones del patrimonio empresarial y familiar relacionado con la empresa…

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