En una sociedad mercantil hay varios participantes. Por un lado están los socios, cuya responsabilidad queda limitada al capital que hayan aportado, y por otro están los administradores, cuya responsabilidad puede ser personal e ilimitada si por dolo o culpa no cumplen con sus obligaciones.
La figura del administrador
El administrador o los administradores de una empresa son las persona encargada de su gestión. No es necesario ser socio de la empresa para ser su administrador, pero su cargo debe ser nombrado y recogido en los Estatutos Sociales de la misma. Todas las empresas están obligadas por Ley a tener uno (Administrador único) o varios Administradores (los cuales actúan de forma solidaria y conjunta).
Durante todo el periodo de tiempo en el que el Administrador ejerce, esté debe seguir los principios de transparencia y veracidad, ofreciendo siempre una información de la empresa (su patrimonio, su estado financiero y sus operaciones) ajustada a la realidad.
El incumplimiento culpable de estos principios o las prácticas fraudulentas (acción u omisión ilícita o antijurídica) que produzcan daños reales o enriquecimiento ilícito personal o del negocio, trae consigo responsabilidades civiles, mercantiles, penales y fiscales para el Administrador o los Administradores.
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Administrador de hecho y de derecho
Al tratar la responsabilidad del administrador no hay que olvidar que la legislación no solo hace referencia a quien es administrador en el sentido estricto de la palabra (de derecho), también al administrador de hecho.
Se considera administrador de hecho a aquel que, no teniendo cargo de administrador en la sociedad, toma y ejecuta decisiones. Algunos ejemplos con los directores generales, los apoderados e incluso los testaferros.
Responsabilidades civiles y mercantiles
Por disposición de la Ley de Sociedades de Capital, los administradores de una entidad mercantil deben actuar siempre con la diligencia propia de un empresario ordenado y de un representante leal. Esto exige respetar principios tan importantes como el de la buena fe, el de lealtad o el deber de guardar secreto.
Precisamente por ello, los administradores responden frente a la sociedad, los socios y los acreedores sociales, por los daños que se hayan derivado de sus actos u omisiones que sean contrarios a la ley o los estatutos sociales, así como por aquellos actos u omisiones que impliquen un incumplimiento de los deberes propios de su cargo. El requisito esencial es que haya existido dolo o culpa.
En estos casos el administrador tendrá que indemnizar el daño que haya causado al patrimonio social, haciendo uso de sus bienes privados si fuera necesario.
El administrador o los administradores responderán de forma personal, ilimitada y solidaria cuando existiendo alguna de las siguientes circunstancias no se convoque, en el plazo de 2 meses, una Junta General para disolver la sociedad:
Pérdidas que sitúen el patrimonio contable por debajo del 50% del capital social (a no ser que se realicen nuevas aportaciones)
El no desarrollo de la actividad que es el objeto social de la empresa durante 3 años consecutivos o la imposibilidad para desarrollar dicho objeto social.
Que los órganos sociales de la empresa estén paralizados impidiendo el funcionamiento de la misma.
Todas las deudas que contraiga la empresa desde el momento en que el administrador debería haber convocado Junta General para la disolución del negocio serán responsabilidad del mismo o los mismos.
Responsabilidades fiscales
El administrador o los administradores tendrán responsabilidades fiscales cuando incumplan las obligaciones tributarias de la empresa y/o realicen una infracción tributaria. Igualmente el administrador o los administradores serán responsables cuando el incumplimiento y/o la infracción sean realizados por alguno de sus subordinados o personal a cargo.
La legislación tributaria permite la derivación de la responsabilidad a fin de asegurar el pago de las deudas. El plazo que tiene Hacienda para reclamar el pago al administrador es de cuatro años a contar desde el fin de la fecha de pago voluntario de la deuda.
Esta responsabilidad puede ser subsidiaria o solidaria, y en ambos casos el administrador se puede ver afectado.
La responsabilidad es solidaria cuando Hacienda puede exigir el pago a cualquiera de los sujetos responsables en cualquier momento, y subsidiaria si la deuda solo se puede reclamar a un sujeto en caso de que los obligados principales no hayan podido pagar.
En el caso de los administradores esto puede dar lugar a varias situaciones:
- Responsabilidad subsidiaria por infracciones tributarias: se exige cuando el administrador no haya evitado o haya consentido que la persona jurídica que administra incumpla sus obligaciones fiscales. En estos casos será responsable de pagar lo debido y las posibles sanciones asociadas a ese incumplimiento.
- Responsabilidad subsidiaria por cese de actividad: responde el administrador por las deudas tributarias que queden pendientes tras el cese de actividad de la persona jurídica que gestionaba, siempre y cuando se pueda demostrar que no ha hecho todo lo que podía haber hecho para evitar que la deuda quedara pendiente.
- Responsabilidad solidaria: se da principalmente en los casos en los que el propio administrador ha tomado parte en la ocultación o transmisión de bienes para evitar que la sociedad pague la deuda.
Responsabilidad fiscal del administrador cesado
Si un administrador ya no ejerce como tal, por haber renunciado o haber caducado su nombramiento, seguirá siendo responsable frente a Hacienda hasta que la Junta General nombre un nuevo administrador o se disuelva la sociedad previo acuerdo de la Junta.
Si esto no fuera posible, el ex administrador debe solicitar la disolución judicial de la sociedad al no poder funcionar la misma sin nadie que se haga cargo de la gestión, cesando su responsabilidad una vez que se dicte sentencia declarando disuelta la sociedad.
Responsabilidad laboral y de Seguridad Social
Las empresas tienen que asumir deudas laborales (salario de sus trabajadores, indemnizaciones, pagas extra, etc.) y deudas de Seguridad Social (cotizaciones, recargos de prestaciones y similares). Y puede llegar a ocurrir que la persona jurídica no atienda al pago de estas obligaciones.
Ni la legislación laboral ni la normativa sobre Seguridad Social regulan por el momento nada con respecto a la responsabilidad de los administradores en estos casos. Lo que han hecho los Tribunales para resolver esta cuestión es declarar aplicable el régimen de responsabilidad mercantil del administrador en los casos de responsabilidad laboral y de Seguridad Social.
A efectos prácticos tanto los trabajadores como la Seguridad Social son acreedores de la persona jurídica, por lo que el administrador deberá responder del pago de esas deudas si ha existido por su parte dolo o culpa.
Como representante y gestor de una sociedad, el administrador es responsable de los daños causados por la misma en diferentes ámbitos (penal, mercantil, etc.) si se aprecia que no ha hecho todo lo que debería para evitar esos daños, o incluso si es responsable directo de los mismos. De ahí la importancia de ejercer este cargo con la máxima diligencia posible.
Responsabilidades penales
El administrador tendrá responsabilidades penales cuando:
Falsee las cuentas anuales o documentos de la empresa (prisión de 1 a 3 años o multa de 6 a 12 meses).
Imponga acuerdos adoptados con una mayoría "ficticia" (prisión de 6 meses a 3 años o multa del triple del beneficio obtenido).
Obstruya el control y la supervisión pública (prisión de 6 meses a 3 años o multa).
Realice acciones fraudulentas en el ejercicio de su cargo (prisión de 6 meses a 4 años o multa del triple del beneficio obtenido).
Alce los bienes de la empresa o los suyos propios en perjuicio de sus acreedores (prisión de 1 a 4 años y multa).
Contraiga o genere nuevas deudas en el proceso de disolución de la empresa (prisión de 1 a 4 años y multa).
Falsee los datos contables de la empresa (prisión de 1 a 2 años y multa ). Si la falsificación es la anotación de importes diferentes a los verdaderos (en cuantía de 240.000 € la prisión es de 5 a 7 meses.
Eluda el pago de tributos a Hacienda, no retenga las cantidades a las que está obligada la empresa, o genere de forma indebida devoluciones de Hacienda o beneficios fiscales (prisión de 1 a 4 años y multa).
Obtención ilícita, mediante la falsificación de requisitos y documentos, de subvenciones o ayudas de la Administración Pública de más de 80.000 € (prisión de 1 a 4 años y multa del tanto séxtuplo de su importe).
Además de los delitos que se acaban de señalar, desde el año 2015 se considera responsable a la empresa de los delitos que hayan cometido en su nombre o beneficio sus representantes legales, sus administradores o personas subordinadas a estos. Siempre y cuando se pueda apreciar que ha habido negligencia por parte de la empresa y no se ha supervisado a quién ha cometido el delito.
Esta medida permite sancionar conductas ilícitas en aquellos casos en los que no es posible determinar quién fue exactamente la persona que llevó a cabo el delito.
De aquí se deriva que los administradores respondan penalmente incluso en aquellos casos en los que no han sido ellos directamente los responsables del delito.
También prevé la legislación la imputación penal de los administradores que omitan su obligación de vigilancia y prevención de delitos en la empresa.
Se puede concluir entonces que los administradores de hecho y de derecho de una sociedad responderán de los actos que hayan realizado de forma dolosa o imprudente, de los realizados por acción y de los derivados de la omision, ya sean actos realizados por sí mismos o a través de autoría mediata.
Las penas pueden ser, según el caso, de prisión, multa o inhabilitación profesional.
