La comunicación (tanto interna como externa) es una de las herramientas más poderosas que tienen las empresas y, paradójicamente, una de las que menos utilizan las pymes y microempresas.
Comunicación interna
Comunicar a nivel corporativo los objetivos del negocio, los códigos de conducta, la ética que lo dirige en la tomas de decisiones, los sistemas de trabajo, lo que se espera de cada uno de sus miembros, las circunstancias de cada uno de los mismos, la proyección de futuro, los resultados obtenidos, etc; hace que las personas se impliquen, a veces de manera casi involuntaria, se sientan identificadas con su organización y trabajen en equipo como un verdadero conjunto.
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Causas de falta de comunicación interna en las pymes
La desconfianza que muchos pequeños empresarios sienten por sus empleados, o el miedo a perder el control de la situación o a situarse en una posición de cercanía que luego no les permita ejercer el mando cuando lo necesiten, son unos de los principales motivos de la falta de comunicación interna. Pero el desconocimiento del entorno cercano y de las motivaciones que están detrás de los cambios o las órdenes produce, en la mayoría de los casos, inseguridad y temor a los integrantes del negocio. También genera errores de gestión por no saber exactamente qué se espera de ellos. Y, sobre todo, crea esfuerzos en direcciones dispares que en muchos casos más que empujar los proyectos de la empresa los frenan.
La falta de tiempo es otro, sino el más importante, de los motivos de la falta de comunicación en las pymes. Pero este motivo se fundamenta en un error de valoración: suponer que la plantilla al completo conoce la información relevante de la empresa y considerar que la comunicación no forma parte de la actividad diaria.
Mejorar la comunicación interna en la empresa
Para solventar esta situación son necesarias las siguientes acciones:
Integrar dentro de las actividades diarias de la empresa la comunicación. Es decir, considerarla tan necesaria como, por ejemplo, la contabilidad o la venta.
Establecer canales de comunicación adecuados para el negocio. Dichos canales no deben interrumpir ni frenar la actividad diaria, deben ser un complemento.
Por ejemplo: en el caso de reuniones semanales es necesario que previamente se haya informado a toda la plantilla de la fecha, el lugar, la hora y los temas que se van a tratar para que puedan ir preparados y organizar su actividad; para las comunicaciones diarias son muy efectivos los reportes a través del correo electrónico interno que permiten que cada empleado le preste atención cuando dispone de tiempo. En caso de no disponer de red informática interna (muy fácil de crear) o de tener puestos de trabajo sin acceso a la misma o a Internet se pueden habilitar tablones informativos dónde colgar los reportes.
Comunicación externa
La comunicación con el exterior de la empresa, con el entorno cercano o lejano, se ha convertido en uno de los principales factores de supervivencia que, además, no tiene un parámetro definido sino que está en continuo cambio.
El continuo cambio se produce por la creciente interacción de los grupos de interés de la empresa (clientes, proveedores, administraciones, entorno…) con la misma. Es decir, la comunicación con el exterior ya no es hacer una campaña de publicidad del producto y llegar al cliente a través de la radio, la prensa o la televisión. La comunicación ahora, en la sociedad de la información, es informar al mundo sobre la existencia de la empresa, su organización, sus miembros, sus objetivos, sus compromisos sociales, sus acciones y todo aquello que pueda interesar al cada vez más exigente e informado cliente. Es hacer visible qué hace, cómo lo hace, para qué lo hace, cuándo lo hace y dónde.
Cómo llevar a cabo la comunicación externa
La comunicación externa requiere: una comunicación multidireccional; más participación de los grupos de interés; determinar objetivos concretos de comunicación para poder hacerla abarcable; incorporar elementos innovadores y creativos que diferencien a la empresa del resto (repetir exactamente el mismo mensaje, imagen o marca que los demás no aporta); implantar tecnologías de la información y la comunicación que sistematicen y faciliten la labor; crear sistemas de gestión del conocimiento (formas de organizar la información obtenida y sacar provecho de ella); y, sobre todo, establecer proyectos y metodologías sostenibles para la empresa (no sirve de nada elaborar un proyecto muy ambicioso o una metodología muy compleja que luego no va a ser posible soportar o llevar a cabo).
Comunicar con eficacia
Para comunicar con eficacia, independientemente del tamaño de una empresa o de su capital, es necesario:
Crear una imagen y una identidad propias.
Crear una cultura de comunicación y sistemas de organización y gestión internos.
Y encontrar en la organización: qué hace, cómo lo hace, para qué lo hace, cuándo lo hace y dónde.
