Que las empresas cada vez demanden con más asiduidad especialistas en gestión de nóminas y cotizaciones a la Seguridad Social no es casualidad ni fruto de ninguna moda. Se debe a la necesidad que tienen todo tipo de organizaciones de administrar correctamente los flujos de caja. Asegurándose de que cumplen a tiempo con sus obligaciones a la hora de pagar, y de que tienen liquidez suficiente para ello.
El pago de nóminas y de seguros sociales es un gasto fijo en las empresas. Por tanto, conviene saber gestionarlo de la mejor forma posible. Da igual si estamos ante una gran empresa de más de 500 trabajadores o ante una micropyme con solo dos empleados, las nóminas deben estar bien elaboradas y las cotizaciones deben abonarse en tiempo y forma.
¿Qué es la gestión de nóminas?
Es el proceso a través del que se administra el salario que corresponde a todas y cada una de las personas que están vinculadas a una empresa a través de un contrato de trabajo.
Cada nómina recoge los datos del trabajador. No solo su identidad, también cuestiones relacionadas con su empleo como el puesto que ocupa o las horas que ha trabajado. Además, este documento refleja cuestiones fiscales como la retención de IRPF y lo relativo a la cotización a la Seguridad Social.
La nómina sirve para acreditar que el empleado ha recibido su salario, desglosando cada uno de los conceptos que se le han abonado. Al ser un documento con plena validez legal, es esencial que esté bien elaborado, ya que puede llegar a ser usado como medio de prueba.
La gestión de los seguros sociales en la nómina
Todas y cada una de las partidas que aparecen reflejadas en la nómina son importantes, pero quizá la información relacionada con el pago de cotizaciones a la Seguridad Social es uno de los aspectos de mayor importancia.
La empresa tiene la obligación de pagar mensualmente las cotizaciones de sus empleados. Para saber cuánto corresponde pagar, hay que prestar atención a lo que determine la nómina. En ella se calcula la base de cotización por contingencias comunes, la base de cotización por contingencias profesionales y también la base sujeta a retención de IRPF.
La cotización no es la misma para todos los empleados, sino que puede variar en función de criterios como el tipo de contrato celebrado, la existencia de algún tipo de bonificación por las características personales del empleado (por ejemplo si tiene reconocido un cierto grado de discapacidad), el tipo de empresa de que se trate, etc.
Calcular y abonar correctamente los seguros sociales es esencial tanto para la empresa como para sus empleados. Cualquier incumplimiento en ese sentido, o el más mínimo error de cálculo, puede dar lugar a sanciones como tener que pagar las cantidades debidas con la correspondiente aplicación de intereses de demora, o no poder acceder a ayudas y/o subvenciones públicas.
En el caso de los trabajadores, que sus cotizaciones hayan sido pagadas correctamente tiene mucha importancia de cara a poder acceder a las prestaciones públicas (prestación por incapacidad temporal, prestación por maternidad, pensión de jubilación, etc.) que verdaderamente les corresponden. Precisamente por ello, si el trabajador es consciente de que la gestión de nóminas y cotizaciones no se está haciendo bien en su empresa, puede reclamar que se hagan los ajustes necesarios.
Gestión interna o externa de nóminas, ¿cuál elegir?
Algunas empresas cuentan en plantilla con especialistas que se encargan de todo lo relacionado con la elaboración de las nóminas y el pago de los seguros sociales. Sin embargo, hay casos de pymes y autónomos con empleados a los que no les compensa tener un trabajador dedicado a estas tareas.
Ambas opciones son perfectamente válidas. La clave para elegir entre hacer una gestión interna de las nóminas, o subcontratar el servicio con un especialista o una gestoría, depende básicamente del volumen de trabajadores que tenga la empresa o el autónomo. Si no son demasiados, suele salir más económico optar por el outsourcing y encargar esta tarea a un tercero.
En cualquier caso, dado que la correcta elaboración de las nóminas y del cálculo de las cotizaciones es un asunto de vital importancia para la empresa, lo recomendable es asegurarse de que esta tarea sea siempre realizada por especialistas con una buena formación en la materia.
