La nómina es un documento con una importancia trascendental para la empresa. En él se recogen los salarios de los empleados, las bonificaciones y deducciones que les corresponden.
Desde el punto de vista contable la nómina es la cantidad que la empresa paga a cada trabajador por los servicios prestados durante un tiempo determinado (suele ser mensual). A efectos de contabilidad empresarial es importante porque implica el pago de impuestos, pero también es esencial para los trabajadores, puesto que justifica que han recibido su salario y les puede servir en el futuro si tienen un conflicto con la empresa y tienen que demostrar cuál era su sueldo.
¿Por qué todas las nóminas son similares?
Al observar las nóminas de diferentes empresas apreciamos que estas son muy parecidas entre sí. Esto se debe a que hay que seguir un modelo oficial, y la gran mayoría de los programas de elaboración de nóminas siguen a rajatabla ese modelo.
Sobre este documento se ha manifestado el Tribunal Supremo en alguna ocasión. Una de las sentencias más recientes referidas a este tema, de 17 de enero de 2019, destaca que el contenido de la nómina debe ser claro, de forma que el empleado pueda entender bien qué se le ha pagado y en concepto de qué ha recibido cada percepción (salario base, plus de nocturnidad, paga extra prorrateada, etc.)
Elementos de la nómina
Encabezado
Incluye los datos que ayudan a identificar tanto al pagador como al pagado. De la empresa se indicará el nombre, el CIF y su código de cuenta de cotización de la Seguridad Social. Del trabajador se harán constar su nombre y apellidos, el número de afiliación a la Seguridad Social, la categoría del puesto de trabajo, el grupo de cotización y la antigüedad.
Período de liquidación
Indica a qué período de tiempo corresponde el pago que se está haciendo. Este apartado debe reflejar:
Mes al que corresponde.
Días dentro de ese mes.
Total de días laborales a los que se refiere la nómina.
Percepciones
Es la retribución que se da al trabajar por los servicios que ha prestado. Se dividen en salariales y no salariales.
En las percepciones salariales siempre debe aparecer el salario base determinado según convenio colectivo o mediante pacto entre empresario y trabajador. Si las pagas extra se cobran prorrateadas, también se incluirán en este apartado.
Si el trabajador recibe percepciones no salariales, como un plus de transporte o dietas, también debe dejarse constancia de las mismas.
La suma de las percepciones salariales y no salariales es lo que aparece en la nómina como salario bruto.
Deducciones y retenciones
Al salario del trabajador se le restan las cotizaciones que han de abonarse a la Seguridad Social y las retenciones que se abonan a Hacienda. Son las siguientes:
Cotización por contingencias comunes
Cotización por desempleo.
Cotización por formación.
Cotización al FOGASA.
Cotización por horas extra (si las hubiera).
Retención de IRPF.
Una vez que al salario bruto se le restan las cotizaciones y retenciones, lo que queda es el salario neto, que es lo que efectivamente va a percibir el trabajador a modo de sueldo.
Bases de cotización
En la parte inferior de las nóminas suelen venir reflejadas las bases de cotización, que sirven para calcular las prestaciones que se percibirán en caso de baja laboral o desempleo, y también de cara al cálculo de la pensión de jubilación.
Para calcular la base de cotización se tienen en cuenta todas las percepciones recibidas y la parte proporcional de las pagas extraordinarias.
Forma de pago, aceptación o impugnación de la nómina
Lo más común es que el pago del salario se haga mediante transferencia bancaria. No obstante, debemos tener en cuenta que la ley no obliga a que el pago se haga por vía bancaria. Podría hacerse también mediante cheque o incluso en metálico, pero estas fórmulas no se suelen usar actualmente.
Sea cual sea el modo de pago, lo que sí debe entregarse siempre es una nómina que desglose lo que ha cobrado el trabajador, ya sea en papel o en formato digital.
Sin embargo, aunque el trabajador firme la nómina y reciba la cantidad abonada, esto no quiere decir que esté conforme con ella, puede presentar una reclamación si se dan las condiciones para ello.
El problema del pago en B
El pago en B o el salario en negro es esa parte del salario que no consta en la nómina y no se declara a efectos oficiales. Esta es una práctica prohibida, aunque todavía algunas empresas la siguen aplicando.
Se usa principalmente porque así tanto la empresa como el trabajador se ahorran impuestos y cotizaciones. Pero aquí el gran perjudicado es el empleado, puesto que a la hora de recibir prestaciones públicas como el paro o la pensión de jubilación estas se calcularán en base a su salario oficial y no al salario real (oficial + pagos en B) que está recibiendo. Además, la empresa que paga en negro se expone a graves sanciones de Hacienda y la Seguridad Social, llegando incluso a tener responsabilidades penales.
