Mejorar la productividad es uno de los principales objetivos de todos los profesionales. Pero, a la hora de la verdad, nos damos cuenta de que conseguirlo es mucho más complicado de lo que parece. Sin embargo, hay cosas que podemos hacer para que el tiempo de trabajo nos cunda mucho más.
¿Cómo puedo ser más eficaz? ¿Por dónde empezar?
La mayoría de los consejos que recibirás sobre este tema están relacionados con leer libros para aprender a organizarte, apuntarte a un curso sobre las mejores claves para ser un líder en tu trabajo, o descargar programas o plantillas para hacer una planificación de tareas eficiente.
Pocos te dirán que antes de ponerte a hacer todo eso le des una vuelta a tu espacio de trabajo. El feng shui en la oficina o, lo que es lo mismo, organizar de forma eficiente tu espacio de trabajo, puede ser la clave para trabajar más y mejor.
Si te dijera que simplemente cambiando la orientación de tu mesa de trabajo o distribuyendo mejor los muebles de tu oficina mejorarías la concentración, planificarías mejor y serías más eficiente, ¿me creerías?
Y si te contara que ordenando las mesas de tu equipo de trabajo conseguirás que entre ellos haya un mejor ambiente y aumente la cooperación, lo que además siempre acaba convirtiéndose en más ventas y muchos más beneficios. ¿Tal vez te lo plantearías?
Reorganizando el espacio de trabajo
Si de verdad quieres planificar y comenzar a tener una organización eficaz que se traduzca en mayor rentabilidad, ha llegado el momento de vaciar al completo tu escritorio y todas las estanterías y archivadores que te correspondan.
No me vale parcialmente, hablo de hacerlo al completo: cajones, mesa, estanterías, lo que guardas debajo de la mesa y en el rincón donde tienes esa planta marchita, todo.
Solo cuando esos cajones queden vacíos y comiences a ver todo lo que guardabas dentro, comprenderás mucho mejor que tu ineficiencia y falta de organización tienen un origen: la acumulación continuada de cosas y el desorden. Piensa que, igual que está tu mesa, es posible que estén tu negocio y tu mente. Cómo está el exterior, está el interior.
¿Tiene mucho sentido tener 3 grapadoras o 10 posit a medio terminar? ¿Cuántas tarjetas de visita has encontrado diseminadas por los distintos cajones y carpetas? Deshazte de todo lo que no necesites.
Incluso aunque tu mesa esté en orden, los documentos que hay en las diferentes carpetas y bandejas pueden no estarlo.
Una de las tareas que siempre realizaba a nivel personal con mi equipo de trabajo en el banco era sentarme en su mesa, delante de ellos. Especialmente cuando su rendimiento había caído o bien en nuestra reunión de trabajo me habían indicado que estaban agobiados, que no conseguían sacar el trabajo adelante.
Les pedía que pusieran en un solo montón todas las carpetas, documentos, tareas pendientes, todos los miles de papeles que había en los diferentes espacios a su alrededor.
Una vez lo teníamos comenzábamos a descubrir que eran:
- Tareas que no tenían importancia y que se habían comprometido a hacer para determinados clientes. La mayoría estaban pendientes desde hacía ya mucho tiempo, y posiblemente hasta el cliente había olvidado que lo quería.
- Trabajo que realmente no era de ellos, sino que habían guardado por no molestar al compañero que estaba encargado de esas gestiones.
- Pequeñas tareas pendientes de una toma decisión que no debería llevar más de un minuto.
- Archivos, documentos pendientes de entregar al cliente, otros pendientes de firmar, etc.
- Un pequeño montón era el que realmente requería una atención urgente, y mucho más pequeño era aquel montón de tareas importantes, el que, si se gestiona correctamente, da beneficios y rentabilidad.
- Pantallazos, guías, formularios… un sinfín de documentos que llevaban semanas, e incluso meses, a la espera de un momento de tiempo para leerlos.
Ahora que lo tienes todo a la vista y has clasificado los documentos, el siguiente paso es tomar conciencia y ejecutar aquello que es más productivo para la empresa, delegar las tareas que no te corresponden, y destinar un cierto tiempo a quitar de en medio todo aquello que no es productivo.
Te reto a que pongas en orden tu zona de trabajo, para mejorar tu productividad y la de tu equipo de trabajo. Creeme cuando te digo que los resultados te van a sorprender para bien.
