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Factura electrónica

Factura electrónica (e-Factura)

La factura electrónica es el equivalente digital de la factura tradicional en papel. Tiene la misma validez fiscal y jurídica si cumple con los requisitos legales y reglamentarios. Garantiza la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido. Y se puede gestionar, almacenar o intercambiar a través de Internet, produciendo un importante ahorro de tiempo, espacio y papel.

No se debe confundir la factura electrónica con la factura tradicional digitalizada. Esta opción, digitalizar las facturas en papel una vez impresas, la utilizan muchas empresas para enviársela a sus clientes o para almacenarlas y gestionarlas de forma rápida y eficaz, pero no exime de la obligación de conservarlas en papel original.

Requisitos para realizar y gestionar facturas electrónicas

  • Disponer de ordenador y conexión a Internet.- Disponer de un programa informático que pueda dar formato a la factura. Los formatos más habituales son: .pdf, .doc, .jpeg, txt, etc. El formato de la firma electrónica es .fir.

  • Si se va a trabajar o se trabaja con la administración pública lo más sencillo es realizar todas las facturas en el mismo formato que solicitan: formato Facturae 3.2. Los formatos de la administración pública están en facturae.es. También es recomendable leer la guía de ayuda desarrollada por la Agencia Tributaria.

  • Disponer tanto emisor como receptor de certificado digital o firma electrónica reconocida.

  • Tener el consentimiento del cliente, verbal o escrito, para poder emitir facturas electrónicas. Este consentimiento puede ser revocado en cualquier momento por el destinatario de la factura con lo que la empresa estará obligada a enviarle las facturas en papel.

  • Conservar la matriz de las facturas en un fichero de almacenamiento y gestión durante el periodo de prescripción y garantizar la accesibilidad completa a las mismas (visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión).

¿Cómo realizar una factura electrónica?

Para realizar una factura electrónica, aunque existen programas específicos de facturación como Facturae, si no se va a trabajar con la Administración pública es suficiente con:

  • Realizar la factura recogiendo los siguientes datos: nº de factura; fecha de expedición; razón Social emisor y receptor; NIF emisor y receptor; domicilio emisor y receptor; descripción de las operaciones (base imponible); tipo impositivo; cuota tributaria; y l fecha prestación del servicio, si es distinta a la de expedición. Y almacenarla en un fichero de datos.

  • Firmar dicha factura con un certificado digital o electrónico (firma electrónica) propiedad de la empresa y añadir el sello digital a la misma.

  • Enviar la factura al receptor a través de CDs, memoria Flash o Internet.

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