Obligación de emitir facturas y excepciones

La factura es el documento que refleja la operación que devenga la liquidación del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) por la entrega de bienes y prestación de servicios que se realizan en el desarrollo de una actividad profesional.

¿Quiénes están obligados a expedir factura?

Los empresarios y profesionales que entreguen bienes o hayan realizado servicios en el desarrollo de su actividad profesional, o que hayan recibido adelantos por los mismos, así como los sujetos pasivos del IVA en las operaciones de las que sean destinatarios.

¿Cuándo se debe expedir una factura?

Siempre que el destinatario sea una empresa, un profesional una Administración Pública o una persona jurídica o, aun no siendo ninguno de ellos, lo solicite.

Cuando se entreguen bienes destinados a otros Estados miembros o que vayan a ser transportados fuera de la CEE (excepto en las tiendas libres de impuestos).

Cuando se entreguen bienes que estén sujetos a impuesto especiales, o que necesiten instalación y montaje antes de su puesta a disposición.

En las ventas a distancia cuando se entiendan como realizadas en el territorio de aplicación del impuesto.

Siempre que se entregue un inmueble.

¿Cuándo no es obligatorio expedir una factura?

Cuando las operaciones se realicen por empresas o profesionales en el desarrollo de actividades a las que sea de aplicación el régimen especial del recargo de equivalencia.

Cuando las operaciones realizadas se den en el desarrollo de actividades acogidas al régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca.

Cuando las operaciones se realicen por empresas o profesionales en el desarrollo de actividades acogidas al régimen simplificado del impuesto, salvo que la determinación de las cuotas devengadas se efectúe en atención al volumen de ingresos y excepto en la transmisión de activos fijos.

Cuando así lo autorice el Departamento de Gestión Tributaria de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, para evitar perturbaciones en el desarrollo de la actividad de ciertos sectores empresariales, profesionales o empresas determinadas.

No obstante, deberá expedirse factura en los supuestos anteriores cuando el destinatario sea una empresa o profesional o un particular  que lo exija  en las entregas a otro Estado miembro, en las exportaciones y cuando el destinatario sea la Administración Pública o una persona jurídica que no actúe como empresario o profesional.

Operaciones interiores exentas de IVA

Los servicios públicos; postales; culturales; de seguros; bancarios; de asistencia social;  los prestados a sus miembros por uniones, agrupaciones o entidades; y los prestados a personas físicas para la práctica del deporte o la educación física.

La educación; las clases a título particular; la lotería y juegos de la Sociedad Estatal Loterías y Apuestas del Estado y la ONCE; y el arrendamiento de ciertos bienes inmuebles.

Las entregas de bienes y prestación de servicios de la Seguridad Social en el cumplimiento de sus fines; o las efectuadas directamente a sus miembros por organismos o entidades, sin ánimo de lucro, legalmente reconocidos.

Las cesiones de personal realizadas por entidades religiosas en el cumplimiento de sus fines.

¿Cuándo se puede sustituir una factura por un ticket?

Desde 2013, con la entrada en vigor del nuevo reglamento de facturación, la factura simplificada sustituye a los tickets. La principal diferencia entre la factura simplificada o ticket y la factura normal es que la primera no necesita incluir los datos del receptor

Se puede emitir factura simplificada en todos los caso cuando el importe no supere los 400€ con el IVA incluido; o cuando el importe de la operación no supere los 3.000€ (IVA incluido) en los siguientes casos:

• Ventas o servicios: al por menor al consumidor final; en ambulancias;  o a domicilio del consumidor.

• Transportes de personas y sus equipajes. Utilización de instalaciones deportivas. Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos.

• Aparcamiento y estacionamiento de vehículos. Alquiler de películas. Utilización de autopistas de peaje.

• Servicios de: hostelería y restauración; suministro de bebidas o comidas para consumir en el acto; salas de baile y discotecas; telefónicos prestados mediante cabinas telefónicas de uso público; de peluquería o institutos de belleza; y de tintorería y lavandería.

• Cuando así lo autorice el Departamento de Gestión Tributaria de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, para evitar perturbaciones en el desarrollo de la actividad de ciertos sectores empresariales, profesionales o empresas determinadas.

No se podrá sustituir la factura por un ticket:

• Cuando las ventas al por menor tengan por objeto bienes de utilización empresarial o profesional.

• Cuando sea obligatorio expedir factura.

¿Cuándo debe el destinatario, o un tercero, expedir una factura o un documento sustitutivo?

Cuando el destinatario no sea sujeto pasivo del IVA y exista acuerdo previo y por escrito, entre el empresario o profesional y el destinatario, para trasladar el cumplimiento de expedición de factura al destinatario. La factura la crea el destinatario pero se expide en nombre y por cuenta del empresario o profesional que haya realizado las operaciones. Cada factura expedida (copia) deberá ser enviada al empresario oe profesional para su aceptación. Si no es aceptada en un plazo de 15 días se considera rechaza y, por lo tanto, no expedida.

Cuando el empresario, el profesional o el sujeto pasivo del IVA contrate a un tercero para la expedición de facturas o documentos sustitutivos.

Si el destinatario de las operaciones o el tercero no está establecido en la CEE, únicamente podrá expedir facturas o documentos sustitutivos si la Agencia Estatal de Administración Tributaria lo autoriza previamente.

¿Cómo emitir facturas?

Antiguamente, muchos autónomos o empresas emitían sus facturas a través de plantillas de excel. Sin embargo, a día de hoy existe una gran cantidad de softwares de facturación gratis, como el de billage, que permiten hacer esto de forma automática, evitando errores y permitiendo centralizar toda la información en un mismo lugar, conciliar las diferentes cuentas bancarias, gestionar los impagos o personalizar las facturas con tus colores corporativo, logos, firmas de email, etc.