Cuando llega el momento de emitir o de recibir facturas, nos encontramos con la certeza de que son varias las opciones de facturación, y que según las necesidades que tengamos podemos elaborar unas u otras.
Vamos a desgranar las diferentes modalidades de facturación que existen en el modelo español. No obstante cabe destacar que cualquier modalidad de factura parte de un modelo original que se conoce como factura ordinaria.
La más común de las facturas es la que se conoce como factura ordinaria. Es la que se utiliza para cualquier operación que se considere como comercial, cualquier venta, compra, o cualquier actividad que se considere prestación de servicios. Es un documento en el que debe constar toda la información de la operación realizada. Datos como la fecha de emisión de la propia factura, los datos completos de las personas que realizan la transacción de servicios comerciales, nombre, apellidos, número de identificación fiscal, los domicilios del emisor y del receptor, el IVA, la retención correspondiente de IRPF, el importe, etc.
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Al mismo tiempo, como se señaló anteriormente, de la misma factura ordinaria, podemos realizar la factura rectificativa, que es la que se realiza cuando hay que hacer alguna corrección de una factura emitida con anterioridad. Sin embargo esta factura no se puede realizar si han pasado más de cuatro años desde el momento en que se realizó la factura original. Esta factura debe contener otros datos, además de los que aparecen en la factura original. Datos como la rectificación por la que se lleva a cabo la modificación, las condiciones de de la factura rectificativa, los motivos por los que hay una rectificación, y también el tipo impositivo y la cuota repercutida.
Como segunda opción aparece desde la misma factura ordinaria, la factura recapitulativa. Esta factura ofrece la opción de realizar varias operaciones comerciales en la misma factura, haciendo así una factura con operaciones realizadas en diferentes fechas, pero en la misma factura que recoge sólo las que se hayan realizado en el mismo mes. Hay un régimen diferente en cuanto a las fechas de expedición, según si se es empresario o profesional, o si no lo es.
Cabe recordar que tanto las facturas Rectificativas, como las recapitulativas deben ser expedidas antes del 16 del mes siguiente al mes en el que se ha realizado la liquidación.
Existe la copia y el duplicado de la factura. Esta opción tan sólo conlleva crear una copia con los mismos datos de la factura original, salvo con la diferencia de que en la copia debe aparecer concretamente la palabra “copia”. Los poseedores de estas facturas se reparten de la siguiente manera: la original es para el cliente receptor del servicio, y la copia para el autor y emisor de la misma factura.
La factura proforma es una opción que permite al vendedor del servicio ofrecer una información detallada de las características y elementos de la compra o servicios, se trata de una factura en la que se incluye el precio total de la operación. Se trata de una factura que carece de valor contable y tampoco sirve como justificante, no requiere una determinada numeración ni sellos ni firmas.
Una última opción que empieza a ser una de las más utilizadas es la factura electrónica. Es una modalidad que puede suplir a la factura de papel. El proceso y los datos es exactamente igual, tan solo se diferencian en que una es emitida a través de medios electrónicos y telemáticos. Para esta factura se necesita poder realizar una firma electrónica que supone la aceptación por parte de los ordenadores desde los que el cliente y el comprador realizan la operación.
Por último es conveniente diferenciar entre factura simple y factura completa. La factura completa es aquella que contiene todos los elementos necesarios.