Cuando la Administración Pública tiene una necesidad, ya sea de un producto o de un servicio, solicita públicamente a los proveedores que le hagan propuestas para cubrir dicha necesidad.
Dicha solicitud de propuestas se denomina licitación y se lleva a cabo a través de los pliegos. Los pliegos son los documentos que se publican para explicar a los proveedores que es lo que la Administración necesita, cuándo y dónde lo necesita, cuáles son los requisitos (garantías, documentación...) que debe cumplir la empresa proveedora para poder ofrecer el servicio o el producto; y cómo van a valorar todas las propuestas.
Los proveedores responden a la licitación de la administración presentando sus propuestas, es decir, sus ofertas de producto o servicio. Cuando un proveedor presenta su oferta se convierte licitador.
La Administración una vez que ha recibido todas las ofertas: comprueba que se cumplen los requisitos indicados en los pliegos; hace una valoración de todas aquellas que los cumplen y, finalmente, decide a que proveedor/licitador contrata para la compra o el servicio.
La decisión de a quién contratar es lo que se conoce como resolución y adjudicación de contrato.
El licitador al que se le ha adjudicado el contrato debe proporcionar el producto o el servicio tal y como lo describió en su oferta, no pudiendo realizar modificaciones ni eludir la obligación de ejecutarla.
Cuando se presenta una oferta el licitador queda vinculado, es decir, obligado a responder con el servicio o el producto ofrecido, pudiendo perder alguna de las garantías que se le han solicitado para ofertar si no hay causa justificada.
Una vez finalizado el suministro de producto o el servicio, la Administración Pública pagará al licitador a través de Hacienda.