Dentro de la actividad compraventa de productos entre las empresas o los autónomos y sus proveedores o clientes finales, se genera una documentación que es imprescindible conocer. En esta ocasión nos vamos a centrar en el albarán.
¿Qué es un albarán?
Es un documento mercantil cuya única finalidad es acreditar que se ha llevado a cabo la entrega del pedido. Así, cuando el destinatario recibe la mercancía, firma este documento en señal de que la entrega se ha efectuado y de que está conforme con los productos recibidos.
Si el destinatario quiere confirmar que ha recibido la mercancía pero no está conforme con la misma, puede firmarlo e indicar en el aparatado de observaciones los posibles defectos que haya apreciado.
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A pesar de no ser un documento obligatorio, si despliega efectos legales y comerciales. Sirve de prueba de que la mercancía ha llegado a su destino en buen estado. Por eso, es conveniente guardarlo durante un tiempo por si se produjera alguna reclamación.
Por lo tanto, es un documento que interesa:
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Al vendedor, para poder acreditar en caso de reclamación que el producto ha sido entregado en su destino.
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Al comprador, para comprobar que lo que ha recibido es efectivamente aquello que pidió.
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A la empresa de mensajería (si interviene en la operación), para acreditar frente al vendedor que ha realizado la entrega.
Albarán vs factura
En muchas ocasiones se confunden ambos documentos, pero son algo totalmente diferente. Mientras que el albarán no es obligatorio y solo contiene una descripción de los productos entregados, la factura es obligatoria en las transacciones comerciales, acredita que se ha efectuado el pago y además tiene efectos tributarios. (Más información sobre los diferentes tipos de factura).
¿Cuál es el contenido del albarán?
No hay una regulación exacta sobre el contenido de este documento, puede variar según el país de emisión del mismo, pero lo habitual es que contenga los siguientes datos:
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Lugar y fecha de expedición del documento.
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Número de albarán.
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Datos identificativos del comprador y el vendedor, incluyendo el domicilio de ambos.
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Cantidad y descripción de los productos.
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Lugar y fecha de la entrega.
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Firma y sello del receptor.
En algunos casos se puede incluir el precio, pero esto no es realmente necesario, puesto que este documento no tiene capacidad legal para justificar el pago, para eso está la factura.
Tipos de albarán
Valorado: Cuando se usa esta modalidad el albarán no va acompañado de la factura, por lo que incluye el precio individual de las mercancías, posibles descuentos aplicados, impuestos e importe total. No es que el albarán supla a la factura, sino que en estos casos el proceso de facturación se produce después de la entrega.
Sin valorar: Este tipo de usa cuando el albarán va acompañado de la factura y por tanto no especifica nada sobre el precio de las mercancías ni sus impuestos, ya que toda esa información se recoge en la factura.
El albarán es, en definitiva, un documento muy práctico en ciertas operaciones comerciales. Capaz de otorgar seguridad jurídica a todos los implicados en el proceso de compraventa.