Crear una web: Sistemas de Gestión de Contenidos

Crear una web puede ser una tarea difícil y muy complicada si no utilizamos los instrumentos adecuados. Anteriormente los instrumentos que se utilizaban  para producir webs estaban más orientados a la creación que al mantenimiento de las mismas. Actualmente estos instrumentos hacen que el trabajo de crear webs y su mantenimiento sea más fácil y rápido.

El acceso a los instrumentos que se utilizan para realizar la gestión de contenidos en algunas ocasiones puede ser libre sin gasto alguno. Aunque por lógica se puede pensar que el coste puede ser elevado, debido a las funciones que realizan y al coste de desarrollarlas, esto  no es así. Existen instrumentos que están disponibles con licencias que tiene el código abierto, es decir, gratuitas.

Los gestores de contenidos crean entornos que hacen posibles el mantenimiento, aumento y actualización de la web en colaboración con otros usuarios, ayudando a crear una comunidad que trabaje de manera conjunta.

CMS (Content Management Systems)

Es un software utilizado normalmente para hacer más fácil la gestión de webs, tanto en intranet como en internet, también se llaman gestores de contenido web.

Pero su utilización no está limitada solo a las webs.

Existen cuatro categorías para describir las funciones de un CMS:

1. Creación de contenido: un sistema de gestión de datos procura las herramientas necesarias para que los que quieran crear una web sin conocimientos técnicos puedan hacerlo. Proporciona un editor de texto WYSIWYG que se utiliza para que el usuario pueda ver el resultado final mientras trabaja, limitando el formato del texto ya que lo que se intenta es realzar algunos puntos y no modificar el estilo del sitio web. Otras herramientas es editar documentos en XML, importar documentos que ya existen, utilizar aplicaciones de ofimática. Las funciones más importantes para la creación de webs y que son aportadas por los CMS son el formato y estructura de las páginas, el aspecto visual, un sistema modular para incluir funciones que no estaban previstas con anterioridad y uso de patrones.

2. Gestión de contenido: en una base de datos central se almacenan los documentos que son creados, al igual que los datos de la web relativos a documentos, preferencias del usuario y estructura de la web. La web tiene una estructura jerárquica que permite modificaciones. A través de la cual se puede establecer a cada área un grupo, que va desde los responsables, hasta los usuarios. El sistema de gestión de contenido hace que la comunicación entre los miembros de los grupos sea más fácil, haciendo seguimiento del ciclo de trabajo.

3. Publicación: cuando la página sea aprobada será publicada de manera automática en el momento de la fecha propuesta para su publicación, archivándola cuando caduca, para posteriores utilizaciones. El patrón que se utiliza para su publicación es el mismo para todas las webs de la sección donde se encuentre. Diferenciar entre forma y contenido permite modificar el contenido visual sin que afecte a documentos que ya han sido creados, despreocupándose los creadores del diseño final de sus webs.

4. Presentación: Un CMS automáticamente gestiona el acceso a la web, a través de normas internacionales de acceso como WAI, adaptándose a las necesidades y preferencias del usuario. Debe de ser compatible con navegadores como Linux, Windows, Palm o Mac, adaptándose al idioma, cultura, hasta a los sistemas de medidas. El CMS debe de gestionar otros aspectos como la jerarquía de una página en la web, los menús de navegación o los módulos del sistema.

¿Por qué se necesita un CMS?

En cualquier tipo de web es justificado el uso de este sistema por su flexibilidad, aunque sea para páginas que no son actualizadas diariamente o son estáticas.

También se utilizan CMS gratuitos para la gestión de webs personales.

Razones por lo que es necesario el uso de un CMS:

• Incorporación en la web de nuevas funciones, un CMS hace que la revisión de páginas se realice introduciendo un módulo que es realizado por terceros, sin que se den cambios en la web.

• Realiza el mantenimiento de un gran número de páginas, de manera que distribuye el trabajo de editar, crear y mantener las webs, a través de permisos.

• Vuelve a utilizar anteriores componentes y objetos, como documentos, páginas y todo aquello que ha sido almacenado y publicado.

• Trabaja con páginas dinámicas que están en el servidor de la misma forma en que se recibieron. Los CMS lo que hacen es mediante un repositorio central con una base de datos de  la web, generar una página en la que aparecen los resultados que no estaban antes de la petición del usuario.

• Los CMS facilitan los cambios de diseño, con una buena separación entre contenido y presentación.

• Los CMS hace que exista orden visual, haciendo que las páginas sean igual visualmente que el resto que componen la web, aplicando el mismo estilo en las páginas con el CSS.

• Los CMS controlan el acceso de entrada a la web gestionando los distintos permisos de cada área.

Criterios para elegir un CMS

Primero hay que tener claros los fines de la web, contando con el usuario, y crear determinados requisitos que deben ser satisfechos por el CMS.

A continuación se encuentra una lista detallada de las principales funciones y requisitos de los CMS:

• Arquitectura técnica: donde el sistema debe ser fiable, adaptándose a las necesidades. Separando también el contenido, estructura y presentación para cuando se modifique alguno de estos conceptos no afecte a los otros.

• Código abierto.

• Soporte: dado por los que lo desarrollan  y por los creadores, para solucionar problemas.

• Grado de desarrollo: la disponibilidad y aplicación de módulos añaden utilidad.

• Las opiniones y posición en el mercado hacen que se asegure el futuro, dando importancia a las opiniones de expertos y usuarios.

• Accesibilidad: El CMS utiliza WAI para asegurar la accesibilidad en una web.

• Usabilidad: las herramientas deberán ser sencillas de utilizar. Ya que los usuarios no siempre serán expertos.

• Velocidad de descarga: deberán cargarse de forma rápida las páginas.

• Funciones de las herramientas:

• Editor de texto WYSIWYG por medio del navegador.

• Instrumentos de búsqueda.

• Comunicación entre los usuarios a través de chat, foros, correos electrónicos.

• Artículos.

• Noticias.

• Ciclo de trabajo  con distintos perfiles de usuarios y grupos de trabajo.

• Webs personales

• Fechas de publicación y caducidad.

• Carga y descarga de material multimedia y documentos.

• Avisos de que las páginas o mensajes  se actualizan en los foros, avisando de manera automática por correo electrónico.

• Páginas que sean fáciles de imprimir.

• Envío de páginas por correo electrónico.

• Personalización según el usuario.

• Posibilidad de traducción al castellano y al catalán.

• Soporte de sindicación.

• Soporte de múltiples navegadores.

• Soporte de múltiples formatos.

• Estadísticas de informes y uso.

• Control de enlaces rotos y páginas caducadas.

Gestores de contenido recomendados

CMS hay muchos, nosotros destacamos especialmente dos:

• Joomla. Es el gestor de contenidos con el que está desarrollada esta página web. Permite crear páginas muy completas (e-commerce, redes sociales, etc.).

• Wordpress. Es el CMS más popular debido, en parte, a su facilidad de uso.