Uno de los documentos que se deben presentar al constituir una sociedad es el “Certificado negativo de denominación social”. Éste es un documento certificado que acredita que no se encuentra inscrita ninguna otra sociedad con la misma denominación (nombre) que aquella que se pretende registrar.
Por supuesto, el documente tiene que estar en vigor y a nombre de la/las personas, si son varias, que quiera registrar esa denominación. El original, nunca copia, deberá ser entregado en la notaria encargada de la tramitación registral.
Cabe recordar que en la denominación social, además del nombre, precediéndole, hay que incluir el tipo de sociedad que se quiere constituir.
Están obligados a cumplir con este trámite todas las formas societarias, a excepción de la Sociedad Civil o irregular.
Para asegurarnos el trámite se pueden aportar cómo máximo 3 denominaciones sociales, por orden de preferencia; y de ellas, se certificará la primera que se encuentre libre.
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Como consejo, antes de solicitar el certificado, recordad que existe el el derecho a solicitar una nota simple (informe básico) acerca de una denominación social.
Para tramitar la certificación negativa de la denominación social, a excepción de las cooperativas, se deberá acudirá al Registro Mercantil Central. Las vías son presencialmente (en Madrid), por correo postal ordinario (en este caso se recibirá el certificado a pagar tasa contra reembolso) o telemáticamente (mediante sitio web).
El coste de todo ello es la suma de los siguientes conceptos: arancel, gastos de envío (si proceden) e IVA. El coste no superará la cifra aproximada de 30€.
Los datos que se solicitan para solicitar la certificación negativa de la denominación social son los siguientes:
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Nombre y apellidos completos de la persona interesada. La misma debe ser una de las que pretende registrar la sociedad.
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La denominación social que se desea registrar. Máximo de 3, certificando la primera libre.
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Forma social o su abreviación.
Todo mediante instancia oficial al Registro Mercantil Central. Excepto cooperativas, para ellas habrá que dirigirse al Ministerio de Empleo y Seguridad Social.
Cuando se expide el certificado conforme el nombre no se encuentra registrado, el nombre queda registrado por 6 meses, contados desde el primer día de la firma del certificado. El certificado en si tiene una validez de 3 meses, pudiendo solicitar 1 renovación, adjuntando documento certificado antiguo. Pasados los 6 meses se deberá volver a hace el trámite de nuevo, sin garantizar la disponibilidad de la denominación social.