Cómo autogestionar la formación bonificada en la empresa

Si su empresa necesita formación que se ajuste a sus necesidades específicas, puede financiarla mediante el sistema de bonificaciones a la seguridad social de manera que pueda incluso deducirse hasta el 100% del costo de los seguros sociales.

Información general

¿Quién puede acceder a la formación bonificada?

Podrán beneficiarse de las bonificaciones en las cotizaciones a la Seguridad Social todas las empresas que tengan centro o centros de trabajo en el territorio estatal, cualquiera que sea su tamaño o ubicación, desarrollen formación para sus trabajadores y coticen por la contingencia de formación profesional.

Los autónomos como tal no pueden realizar este tipo de formación, pero si beneficiarse de las bonificaciones para formar a los trabajadores que tenga su cargo.

¿Qué es el crédito para formación continua?

Es la cantidad de que dispone la empresa para financiar, a través de bonificaciones en las cuotas de la seguridad social, las acciones de formación continua a desarrollar para sus trabajadores.

¿Qué cuantía tienen las empresas para poder hacer las acciones de formación continua y cómo se determina la misma?

Las empresas que cotizan por la contingencia de formación profesional dispondrán anualmente de un crédito de bonificaciones para la formación de sus trabajadores. La cantidad mínima es de 420€, pero el importe varia según la cuantía ingresada por la empresa durante el año anterior en concepto de cuota de formación profesional (el 0,7% de la base de cotización indicada en la casilla 501 del impreso de cotización a la seguridad social TC1)  y el tamaño de las empresas.

El crédito de formación para las empresas de 1 a 5 trabajadores se establece en 420 euros por empresa/año.
Para el resto de empresas el crédito de formación es un porcentaje de la cantidad cotizada en concepto de formación. Así:

• En plantillas de 6 a 9 trabajadores, se puede disponer del 100% de lo cotizado.

• En plantillas de 10 a 49 trabajadores, se puede disponer del 75% de lo cotizado.

• Plantillas de 50-249 trabajadores, se puede disponer del 60% de lo cotizado.

• Plantillas de más de 250 trabajadores, se puede disponer del 50% de lo cotizado.

Ejemplo: una empresas de 13 trabajadores ha cotizado en concepto de formación profesional durante el año 2010 un importe de 900 €, por lo que le corresponde un crédito para formación continua de 675 € (75% de 900 €).

¿Existe algún límite en la utilización del crédito?

No hay límite al gasto en formación que quiera realizar la empresa, pero para bonificarlo se establece un máximo en el precio por horas de formación que la empresa puede pagar.

En formación presencial se establece un límite de 13 euros por hora por trabajador si la formación es de nivel medio-superior, o 9 euros si es formación básica.

En teleformación el máximo es de 7,5 euros la hora por trabajador y 5,5 si la modalidad es la de “a distancia”.

En caso de que la formación se realice en modalidad mixta, el máximo se calculará en función de las horas presenciales y a distancia/online.

Por ello, las empresas tendrán un coste máximo por el que podrán bonificarse por cada una de las acciones de formación ejecuten y que dependerá de estos costes máximos. Así: Coste máximo bonificable = Precio máximo la hora. x Número de horas de duración grupo x Número de Participantes.

Las empresas de 1 a 9 trabajadores no estarán limitadas por los módulos económicos máximos. Las empresas de 10 a 49 trabajadores podrán superar los citados módulos en un 10%. Las empresas de 50 a 249 trabajadores podrán superar los citados módulos en un 5%.

¿Qué tipo de formación se puede realizar?

La dirigida a la adquisición y mejora de las competencias y cualificaciones profesionales. Este tipo de acciones deberá guardar relación con la actividad empresarial y podrá ser general o específica:

• General: aquella incluye una enseñanza que no es única o principalmente aplicable en el puesto de trabajo actual o futuro del trabajador, sino que proporciona cualificaciones en su mayor parte transferibles a otras empresas o a otros ámbitos laborales.

• Específica: aquella que incluye una enseñanza teórica y/o práctica aplicable directamente en el puesto de trabajo actual o futuro y que no son  transferibles a otras empresas.

A tener en cuenta:

• Se excluyen jornadas, ferias, simposios y congresos.

• La formación se puede realizar dentro o fuera de la jornada laboral.

• No se pueden dedicar más de ocho horas diarias a la formación.

• La duración total de las acciones formativas no puede ser inferior a 6 horas, a excepción de que se trate formación en áreas prioritarias como:  tecnologías de la información y la comunicación, prevención de riesgos laborales o sensibilización en medio ambiente.

¿Qué obligaciones existen en la realización de las Acciones formativas?

En términos generales, se establecen las siguientes obligaciones durante la realización de las acciones formativas:

• Control de asistencia: entre las Obligaciones de las empresas se establece la de llevar un control de asistencia mediante firmas diarias de los participantes en las acciones formativas.

• Cuestionario de Evaluación de la calidad: Los participantes evaluarán la calidad de las acciones de formación a través de un “Cuestionario de Evaluación de la calidad” que se ha publicado mediante la Resolución de 27 de Abril de 2009 del SPEE.

• Entrega de un certificado de realización de la acción formativa: La empresa o, en su caso, el centro impartidor de la formación, entregará a cada participante un certificado de realización de la acción formativa, en el que como mínimo se hagan constar: denominación de la acción, contenidos formativos, los días en que se ha desarrollado y las horas de formación recibidas, con especificación, en su caso, de las horas presenciales, a distancia convencional o Teleformación. Deberá quedar constancia de que el trabajador ha recibido el correspondiente certificado o, en su defecto, la acreditación de haberle sido remitido. Los certificados de participación deberán incluir el emblema del Fondo Social Europeo y ser entregados o remitidos a los participantes en el plazo máximo de dos meses a partir de la fecha de finalización de la acción formativa en que hayan participado.

• Información de la Cofinanciación del Fondo Social Europeo: En el caso de acciones cofinanciadas, se deberá incluir en las actividades de información de las acciones formativas, publicaciones, material didáctico y certificaciones a los participantes el emblema del FSE.

Gestión de las acciones formativas

Fase de identificación y alta en el sistema

1. ¿Cómo se identifican y se dan de alta en el sistema las empresas?

Todas las comunicaciones, entre las que se encuentra la identificación y el alta en el sistema, se realizan por los medios telemáticos que la FTFE ha puesto a disposición de todas las empresas a través de su página de Internet, garantizando en todo caso la seguridad y confidencialidad de las comunicaciones.

2. ¿Quién puede acceder al Sistema?

Hay dos niveles de acceso diferenciados: las empresas bonificadas y las Agrupaciones de Empresas (estas son la empresa y la entidad formadora cuando se decide contratar la gestión de la formación y la bonificación).

Las empresas bonificadas podrán acceder a la aplicación de forma individualizada.

Fase de comunicación del inicio de los grupos

1. ¿Qué información tiene que aportar la empresa a la Representación Legal de los Trabajadores (R.L.T.)?

La empresa, antes de comunicar el inicio de un grupo en la aplicación telemática habilitada al efecto, deberá someter las Acciones Formativas a información de la RLT, aportando:

• Denominación, descripción y objetivos de las acciones formativas.

• Colectivos destinatarios y número de participantes.

• Calendario previsto de ejecución.

• Medios pedagógicos.

• Criterios de selección de los participantes.

• Lugar previsto de impartición de las acciones formativas.

• Balance de las acciones formativas del ejercicio precedente.

El incumplimiento de la obligación de informar a al RLT, impedirá la adquisición, y en su caso, el mantenimiento del derecho a la bonificación.

2. Antes de iniciar la formación de un grupo ¿Qué información debo comunicar y en qué plazo? En la contestación a esta pregunta hay una serie de aspectos que deben ser tenidos en cuenta:

Las empresas deben comunicar a la Fundación Tripartita, utilizando la aplicación informática habilitada al efecto, con una antelación mínima de 7 días naturales a la fecha de comienzo de cada grupo de formación, los siguientes datos:

• Denominación y contenidos básicos de la acción formativa.

• Modalidad de impartición.

• Acreditación oficial, en su caso.

• Número previsto de trabajadores participantes.

• Fechas, horario y lugar de realización.

La modificación de los datos que afecte a la cancelación de un grupo o que suponga un cambio de horario, fecha o localidad bastará con ser comunicada con 4 días naturales de antelación sobre la fecha prevista para el comienzo del grupo. Cualquier otra modificación bastará comunicarla antes del comienzo del curso.

Si la modificación se refiere a cambio de fecha o fechas de impartición, entre la fecha de comunicación de la modificación y la nueva fecha de inicio deberá transcurrir al menos 7 días naturales.

Fase de comunicación de la finalización de los grupos

1. Una vez finalizada la formación de un grupo ¿Qué información debo comunicar y en qué plazo?

Las empresas están obligadas a deberán comunicar a la Fundación Tripartita la finalización de los grupos de formación, cuyo inicio ya hubiera sido comunicado y que son objeto de bonificación. Dicha comunicación podrá realizarse a la finalización de cada grupo, de varios grupos, sean o no pertenecientes a una misma acción formativa, o de toda la formación impartida durante el ejercicio, pero antes de que finalice el plazo de presentación del boletín de cotización a la Seguridad Social en que se aplican las bonificaciones y, en todo caso, antes de que finalice el correspondiente al mes de diciembre del respectivo ejercicio económico.

En dicha comunicación se debe hacer constar al menos la siguiente información:

• Datos de identificación de la formación realizada: denominación y modalidad de impartición de la acción formativa, así como lugar y fechas de realización del grupo.

• Número de horas impartidas.

• Relación de participantes que han finalizado la formación. Se entiende que el participante ha finalizado la formación si ha asistido al menos al 75% de las horas impartidas y si ha realizado el 75% de los controles periódicos de seguimiento de su aprendizaje a lo largo de la misma en las acciones formativas a distancia.

• Coste total del grupo y bonificaciones aplicables por la empresa, con indicación del mes al que corresponde el boletín de cotización en el que se aplican dichas bonificaciones.

• Número de trabajadores formados pertenecientes a los colectivos prioritarios antes indicados.

Esta comunicación de finalización se podrá hacer como máximo hasta final de año.

2. ¿Qué período deben conservar las empresas la documentación justificativa de las acciones de formación sobre las que se hayan disfrutado de bonificaciones?

Las empresas deberán mantener a disposición de los órganos de control competentes la documentación justificativa de las acciones de formación sobre las que se hayan disfrutado de bonificaciones a la Seguridad Social y de las que hayan sido comunicadas a efecto de cofinanciación privada durante un período mínimo de 4 años.

3. ¿Las empresas cuándo deben hacer los pagos de los costes ocasionados por la formación?

Los pagos correspondientes a la actividad formativa bonificada deben estar realizados antes del último día hábil de presentación del boletín de cotización del mes de diciembre del ejercicio económico que corresponda.

Las empresas deberán conservar los justificantes de pagos correspondientes a los costes incurridos y declarados ante la Fundación en la realización de la actividad formativa bonificada con objeto de facilitar su comprobación.

Fase de aplicación de las bonificaciones

1. ¿Cuándo pueden las empresas aplicarse la bonificación?

Las bonificaciones en las cotizaciones de la Seguridad Social podrán aplicarse a partir del boletín de cotización correspondiente al mes en que haya finalizado el grupo de formación, y en todo caso, con anterioridad a la fecha en que finaliza el plazo de presentación del boletín de cotización correspondiente al mes de diciembre del mismo ejercicio económico.

La aplicación de la bonificación en la cotización exige que la empresa se encuentre al corriente de pago en sus obligaciones de cotización a la Seguridad Social.

2. ¿Cómo aplican las empresas la bonificación por los grupos finalizados?

Las bonificaciones por formación continua sólo podrán deducirse en las liquidaciones normales, por lo tanto, quedan excluidos los pagos que se hayan podido realizar por otros conceptos (ej. apremios, ejecución de sentencias, etc.)

Es importante señalar que cuando los grupos de formación comprendan trabajadores incluidos en diferentes Códigos de Cuenta de Cotización de la misma empresa, las bonificaciones por la totalidad del grupo o grupos de formación podrán aplicarse en los boletines de cotización de cualquier Código de Cuenta de Cotización.