"Llega final de año, hay que cerrar el ejercicio contable y ¡ohhhhh, no, el tedioso inventario!: interrumpe la actividad de almacén (cuando no casi toda la empresa) y paraliza las entradas y salidas de mercancía."
Esta actitud, tan habitual en muchas pymes, solo satisface una cuestión: la obligación legal de cerrar el ejercicio contable. Pero, realmente, no aporta nada más porque las diferencias entre los activos reales y los registrados en los libros contables solo indicarán que hay un desfase que regularizar con la aceptación de las consiguientes pérdidas.
En cambio, el inventario puede ofrecer mucha más información al empresario o autónomo; y su realización, si se hace de manera periódica y sistemática, puede ser mucho más sencilla.
Información importante / útil ofrecida por el inventario
Un buen inventario hecho de forma metódica nos permitirá:
Conocer con exactitud el valor de los activos de la empresa. La rotura o daño de productos por circunstancias extraordinarias (exceso de calor, luz, humedad,…), los extravíos y los hurtos (tanto externos como internos) reducen las existencias; si no se revisan periódicamente la empresa cuenta con unos activos que realmente no tiene. Las empresas de servicios o que no se dedican al comercio de productos también deben realizar inventario para saber exactamente cuánto dinero tienen invertido en el negocio.
Conocer cuáles son los productos más demandados (la vida en almacén de cada producto) y hacer previsiones de compras más acertadas.
Predecir y anticiparse a las roturas de stock de manera que no se produzcan, en la medida de lo posible, y que no se quede ningún cliente sin atender.
Evitar pérdidas por productos caducados y la mala imagen que conlleva la venta de esos productos, no porque se quiera realizar una venta fraudulenta sino porque no se controla el material que se dispone en almacén. Controlar la caducidad de los productos permite sacar con prioridad a la venta aquellos que tienen más urgencia, o desechar los no vendibles, ajustando las existencias contables a las reales.
Poder realizar promociones y liquidaciones tanto de los productos de venta urgente (los mencionados en el párrafo anterioridad) como de todos aquellos que acusan una gran temporalidad (adornos navideños, ropa de playa para el verano, productos relacionados con acontecimientos deportivos o musicales,…) o están muy unidos a las modas (complementos, ropa,…).
Inventario sistemáticos, ¿cómo hacerlos?
Existen muchas maneras o sistemas de hacer inventario. Las nuevas tecnologías y los programas de gestión de stock se unen a esos sistemas para agilizar el proceso.
Lo primero que hay que tener en cuenta para hacer un inventario es que hay que contabilizar todos los activos, tanto los circulantes (existencias en almacén y consumibles: material de oficina, tarjetas de visitas, bombillas,…) como los fijos (maquinaria, equipos informáticos, mobiliarios, edificios, vehículos,…), y para ello es recomendable hacer clasificaciones. Para contabilizar la unidades de los bienes de menor valor es habitual fijar un límite de precio para cada clasificación, y en función de ese límite clasificar los bienes (introducirlos en una u otra categoría).
Desde el punto de vista de la sencillez, practicidad y bajo coste se pueden seguir algunas de las siguientes ideas para integrar el inventario en la actividad diaria del negocio, y no tener que paralizar la empresa a final de año:
Sumar todas las referencias de la empresa y dividir el resultado entre todas las semanas de trabajo del año, o entre los 12 meses. Si se cumple esta obligación en los tiempos de menor actividad cuando toque cerrar el ejercicio contable el inventario estará hecho.
Dividir los productos de la empresa por familias (bienes con similares características) o por proveedores, y repartir su contabilización a lo largo del tiempo.
Clasificar los activos de la empresa en función de su valor para la misma. Se conoce como clasificación ABC y divide los activos en tres grupos de mayor (A) a menor (C) valor. Los activos A, de un alto valor económico, deberán ser inventariados/revisados de forma unitaria y continua, porque una pérdida o rotura supone un alto coste para la empresa. Los activos de clase B (valor medio) se pueden inventariar quincenalmente, por ejemplo. Y los activos de clase C (los de menor valor) se pueden inventariar mensualmente e incluso contabilizarlos por paquetes en vez de por unidades. El resultado es un control absoluto sobre la mercancía más costosa de la empresa y un conocimiento de todos los activos de la misma.
Asignar un código de activo y ubicación a todos los bienes de la empresa. Este código deberá ser creado cada vez que entra un bien o una mercancía nueva. E introducir los mismos en una base de datos. Cada vez que se quieran inventariar los productos, ya sea por el sistema ABC o por la división de referencias o familias, el código informa de la ubicación del producto agilizando la tarea.
Después de cada recuento se debe introducir el resultado obtenido en la base de datos del ordenador. Las diferencias observadas entre lo contabilizado real y lo reflejado en los libros de contabilidad deberán ser reguladas o ajustadas.
Realizar esta actividad de forma continua, aprovechando los tiempos de menor actividad, o de forma periódica programada permite a la empresa realizar tareas de investigación (análisis histórico de los movimientos de entrada y salida) analizar si realmente hubo un error administrativo o si se ha producido otra circunstancia.