Para que una empresa, pyme o autónomo pueda ofertar a la Administración pública tiene que presentar, junto con su solicitud, la documentación que se indique en los pliegos de la licitación.
Una licitación refleja la necesidad de compra (bienes o servicios) que tiene un organismo público para que las empresas, cuya actividad satisface esa necesidad, puedan ofrecer sus productos. Aunque cada licitación puede tener características especiales que conlleven documentación específica, tanto la Agencia General del Estado, como las Comunidades Autónomas, como las administraciones (entidades) locales piden los siguientes:
Alta en el IAE y permisos legales
Muchas actividades requieren, por ley, de certificados y licencias específicas para el desarrollo de la actividad. Cuando ese sea el caso, se deberán presentar los mismos junto con el alta de la empresa en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE). El epígrafe en el que esté dada de alta la empresa debe ser el mismo que el del objeto de la licitación.
Expediente de Clasificación de Empresas (según caso)
El expediente de clasificación de empresas de obras y/o servicios es un documento emitido, previa solicitud del interesado, por la “Junta Consultiva de Contratación Administrativa” del Ministerio de Economía y Hacienda, que indica el grupo, el subgrupo y la categoría de la empresa. El Grupo y el subgrupo clasifican las actividades de la empresa; y la categoría indica la media de facturación anual. En función de la categoría de la empresa se podrá ofertar a licitaciones de mayor o menor cuantía.
La Clasificación Empresarial solo es obligatoria para realizar contratos de obras de importe igual o superior a 500.000€, no siendo exigible para realizar contratos de servicios.
Documentación administrativa
La documentación administrativa a presentar es la solicitada en el pliego de licitación correspondiente. Los documentos administrativos más solicitados son:
Escritura de constitución de la sociedad y sus posteriores modificaciones (si las hubiera).
Si el licitante no es el titular de la empresa, escritura de Poderes de representación.
Declaración de no concurrencia de causas de prohibición para contratar (artículo 49 de la Ley de Contratos del Sector Público).
Certificado de estar al corriente de pago de las cuotas a la Seguridad Social.
Certificado de estar al corriente de pago de las obligaciones tributarias.
Acreditación de solvencia económica-financiera
La acreditación de la solvencia económica-financiera se puede realizar a través de:
Carta emitida, sellada y firmada por la entidad financiera habitual de la empresa, en la que se afirma la capacidad económica de la misma para realizar el objeto del contrato; y en la que consta el número de expediente de licitación.
Copia compulsada del seguro de responsabilidad civil.
Cuentas anuales presentadas en el registro correspondiente o libros contables debidamente legalizados.
Declaración sobre el volumen global de negocio de la empresa y sobre el volumen de negocio en relación al objeto de la licitación.
Acreditación de capacidad técnica-productiva
En función de la licitación la acreditación será de obras, suministros o servicios.
Acreditación para licitaciones de obra: relación de las obras efectuadas por la empresa durante los últimos 5 años y anexo de certificados de cumplimiento; relación de los técnicos o unidades técnicas al servicio de la empresa (tanto en plantilla como subcontratados) que se aplicarán en el contrato, y anexo de documentos acreditativos sobre el inicio, importe, lugar y término de las obras en las que han trabajado; titulación académica y profesional del empresario, los directivos, y el/los responsable de obra; plantilla media anual; y relación del material, la maquinaria, el equipo técnico y las medidas de gestión medioambiental (si procede) que la empresa pondrá a disposición de la obra.
Acreditación para licitaciones de suministro: relación (importe, fechas y destinatario) de los principales suministros efectuados por la empresa durante los últimos 3 años y anexo de certificados visados por el cliente o declaración de cumplimiento del licitador; relación de los técnicos o unidades técnicas al servicio de la empresa (tanto en plantilla como subcontratados) que se aplicarán en el contrato; descripción de las instalaciones técnicas y de los sistemas de calidad que se aplicarán al objeto de la licitación; muestras, descripciones y fotografías de los productos; y certificados de calidad oficiales.
Acreditación para licitaciones de servicio: relación (importe, fechas y destinatario) de los principales servicios efectuados por la empresa durante los últimos 3 años y anexo de certificados visados por el cliente o declaración de cumplimiento del licitador; relación de los técnicos o unidades técnicas al servicio de la empresa (tanto en plantilla como subcontratados) que se aplicarán en el contrato; descripción de las instalaciones técnicas y de los sistemas de calidad que se aplicarán al objeto de la licitación; titulación académica y profesional del empresario, los directivos, y el/los responsable del servicio; plantilla media anual; y relación del material, la maquinaria, el equipo técnico y las medidas de gestión medioambiental (si procede) que la empresa pondrá a disposición del servicio.
Las empresas que deseen trabajar con la Administración pública deben tener preparada, de forma preventiva, esa documentación para poder responder en tiempo y plazo a los requerimientos de la licitación y asegurarse un margen que les permita preparar la documentación especifica solicitada. No cumplir los plazos de entrega de documentación implica, normalmente, no poder acceder a la licitación.
